LES TIC ET LA DOCUMENTATION
2.1.
Intégration du système
d’information documentaire dans le système global d’information
2.2.
Système d’information documentaire
(mise à
jour : mai 2006)
Dans un contexte marqué par l’explosion de l’offre des ressources
numériques, le développement d’un système d’information documentaire est
déterminant pour favoriser l’accès, améliorer la visibilité et valoriser les
ressources documentaires des établissements d’enseignement supérieur et de
recherche.
Les projets ou actions en matière de documentation s’inscrivent dans le projet de système global d’information (S.G.I.) élaboré dans le cadre du schéma directeur, lequel s'inscrit lui-même dans le projet de développement de l'établissement. Cf. le volet TIC.
Le système d’information documentaire
(S.I.D. ou S.I. documentaire)
) est constitutif du système d'information global (S.G.I.) de l'établissement ;
il en est l'une des briques métiers, il peut en être la pierre angulaire pour le
signalement et l'indexation des ressources. Il constitue à la fois un moyen important
et le résultat tangible de la politique documentaire de l'établissement.
1. Politique du
système d’information documentaire et
démarche de système d’information documentaire
Construire un système d’information
documentaire nécessite de mener une réflexion sur les services à mettre en
œuvre pour les étudiants, les enseignants-chercheurs et le personnel administratif >de
l’établissement et de dégager des priorités pour le déploiement de ces services dans le
cadre d’un projet d’environnement numérique de travail (E.N.T.)
et, dans de nombreux cas, dans un contexte de partenariat au sein d’un projet tel que l’université
numérique en région (U.N.R.). Le projet doit donc être développé en étroite liaison avec la direction de
l’établissement et affiché comme vecteur de la politique documentaire et comme action
structurante pour l’établissement.
Il résulte
d’une organisation et d’une architecture décidées au niveau de la direction de
l’établissement et de la mise en commun des savoir-faire du S.C.D., du centre
de ressources informatiques (CRI) et des cellules de
TICE (technologies de l’information, de la communication
et de l’enseignement). C’est le principe même de l’urbanisation
[1]
requise d’un S.G.I.
Une structure de pilotage valide les
orientations stratégiques globales, préconise souvent une nouvelle
organisation, détermine les objectifs opérationnels et fixe les contraintes
techniques, propose le financement, établit le calendrier et constitue le
référentiel propre au projet ou à l’action.
En conséquence, une étude préalable est recommandée
et ne devrait plus seulement concerner le S.I. documentaire du S.C.D.
ou de la bibliothèque, mais l’ensemble de l’établissement
et le S.G.I. (système global d’information). Pour ce faire, le recours à
une société de consultants est envisageable, si le personnel du S.C.D. est trop peu nombreux pour
mener la conduite du projet documentaire ou si les différents services de l’établissement ne peuvent
dialoguer de manière constructive qu’en usant de médiateurs.
Cf. le volet TIC.
2.1 Intégration
du système d’information documentaire dans le système global d’information :
Le S.I.D. n’est plus une agrégation, mais
une construction intégrative de ressources et services. Une totale
compatibilité est visée entre l’environnement numérique de travail>, base du S.G.I.,
et le S.I.D. (et avec les autres logiciels évidemment),
ainsi qu’avec les outils nationaux (Abes). Les normes
et standards définis aux niveaux national et international doivent être
impérativement respectés[2].
La modularité
de l’offre de ressources, de fonctionnalités et de services impose la mise en
œuvre du contrôle des accès. Seules l’identification
unique et univoque, l’authentification et l’habilitation
(gérées par un annuaire central de type
L.D.A.P.-SUPANN
et par un protocole S.S.O.) permettent de
proposer à l’usager un service personnalisé. Avec l’afflux exponentiel de
ressources d’origine diverse et payantes, le mécanisme de la
fédération d’identités favorise
la mobilité des utilisateurs tout en assurant une meilleure sécurité.
Lorsque
des services sont susceptibles d’être offerts à la fois dans les S.I.D. et
l’E.N.T. ou le S.G.I. (travail collaboratif, panier de l’usager, espace de
stockage, GED, moteur de recherche), le comité de pilotage détermine le choix
de l’outil et le niveau de l’implémentation. Il peut être établi un partage des
fonctionnalités selon la connectivité des tâches (fonctions découlant d’un
service particulier ou ne concernant qu’un groupe), sachant qu’une articulation
optimale entre les services documentaires et les autres services de l’E.N.T.
doit être garantie. Les universités numériques thématiques (U.N.T.) sont une fédération
virtuelle thématique qui propose aussi des éléments de mutualisation et de
partage de services : il convient donc de les prendre en compte dans
l’étude préalable à la constitution d’un S.I.D.
2.2 Système
d’information documentaire :
Définition[3]:
La
« brique » documentaire du S.I. global est un dispositif informatique global d’accès à la
documentation et à l’information multimédia. Ce S.I.D. est accessible
depuis un poste de travail ou de consultation banalisé, micro-ordinateur ou
terminal (selon les cas), >depuis une borne, grâce à une interface, qui rend
transparents pour l’usager les différents langages et normes des systèmes agrégés constitutifs.
Il permet d’interroger toutes banques de données et tous fichiers, sur tout support que ce soit,
produits au sein de l’établissement ou acquis. Le S.I.D. présente au
moins deux modes d’accès via l’intranet, l’extranet éventuel et l’internet : sur la page
d’accueil du site web de l’établissement, et depuis n’importe quelle autre
page du site.
Structure :
Le S.I.D. comprend
notamment le S.I.G.B. (système intégré de gestion de bibliothèques),
un outil de gestion électronique de document (GED) ou système de gestion
électronique de documents (S.G.D.E.), des outils de travail collaboratif, des
outils de recherche universelle, un méta-moteur, etc. Des programmes sont
développés pour établir des liens entre les différentes bases de données. Le
S.I.D. peut être construit comme une fédération d’outils ou comme un seul outil
d’intégration clés en mains, mais, dans tous les cas, il est évolutif,
paramétrable, interopérable et, surtout, procède d’une architecture globale. Il
doit s’appuyer sur une organisation fonctionnelle adaptée, et sur un ensemble
de procédures de type B.P.M. (Business Process Management).
Offre de ressources et de services :
S’agissant des ressources
disponibles, l’usager peut disposer au minimum du catalogue unique de l’établissement
(Opac web), de CD-Rom et DVD-Rom en monoposte ou en réseau, des documents internes structurés
(thèses, cours d’aide à la recherche documentaire, fonds patrimoniaux ou particuliers),
des abonnements électroniques, des bases de données bibliographiques, textuelles,
factuelles, payantes ou gratuites. Il peut également accéder aux
informations institutionnelles, aux documents administratifs, aux cours, corrigés, bases d’auto-évaluation,
en formation initiale ou continue, présentielle ou à distance.
Le S.I.D. offre aussi des services, tels
que la commande de documents, la réservation de documents, la demande de
fournitures de documents ou d’autres prestations (par exemple, un album personnel) l’attribution d’une place, le
téléchargement, etc.
3. Actions
susceptibles d’être développées dans le cadre des contrats
·
Mise en œuvre du S.I.D. donnant accès aux ressources recensées dans le
catalogue commun (via le S.I.G.B.) et aux ressources référencées dans d’autres bases de données (S.G.D.E.);
·
Déploiement du S.I.G.B., progiciel de constitution du catalogue unique
de l’établissement.
Corollaire de ces actions :
·
Conversion rétrospective des catalogues sur fiches papier
[4]. ;
·
Catalogage rétrospectif des documents non
encore signalés dans un catalogue ;
·
Renouvellement du S.I.G.B. ;
·
Numérisation de documents ou objets (dans des bases disponibles via
le S.I.D.).
Pour en savoir davantage :
Pour approfondir certaines notions, peuvent être consultés
avec profit les sites suivants :
http://www.educnet.education.fr
D. 2005-1792 du 30.12.2005 sur la
création de la direction générale de la modernisation de l’état et
http://www.adae.gouv.fr/index.php3
4. Etat des lieux :
Des grilles sont proposées à
l’établissement afin de remplir deux objectifs : préparer le contrat
quadriennal et établir et maintenir à jour l’état de l’informatique
documentaire année après année. Elles permettent d’évaluer l’évolution d’une
politique d’informatique documentaire au sein d’une politique globale de système
d’information et d’aider ainsi à orienter le choix de l’équipe présidentielle.
Au sein du S.C.D., ces données peuvent
être affinées, déclinées par catégories d’usagers,
par catégories de documents ou objets, selon une périodicité plus
rapprochée.
Vous trouverez ces données dans les
tableaux joints :
Informatique documentaire : état des lieux
|
A consulter aussi :
Ø
Marie-Thérèse Rebat, SDBD - Les systèmes d’information
documentaire (définition, fonctionnalités, état des
lieux) Ø
Annie Bertrand, UTC - Présentation du système
d’information documentaire de l’Université de technologie de Compiègne
Ø
Thierry Bedouin, Ghyslaine Duong-Vinh - Rennes 1 -
La stratégie et le pilotage
d’un système global d’information : la démarche de
l’Université de Rennes 1 Ø
Jean-Paul Le Guigner, Comité Réseau Universités - Les évolutions technologiques
Ø
Marie-Thérèse Rebat, SDBD - L’intégration du SID dans le
SGI Ø
Stéphane Bassinet, Arnaud Moulard, Guillaume Hatt
- Université de Valenciennes - Un exemple d’intégration : le
système de l’Université de Valenciennes
Ø
SIGB
|
Système d’information documentaire :
Le système d'information documentaire est un
dispositif informatique global d'accès à la documentation, aux ressources
pédagogiques et à l'information multimédia, depuis un poste de travail ou de
consultation banalisé, grâce à une interface unique rendant à l'usager
transparents les différents langages et normes des systèmes agrégés
constitutifs et lui permettant l'interrogation de bases de données et de
différentes ressources, ainsi que l'accès à des services, tels que la commande,
la réservation de documents ou d'autres prestations, un album personnel ; ainsi
le catalogue Opac du SIGB, le réseau de CD-Rom, les documents internes
numérisés (thèses, cours), les abonnements électroniques, les bases de données
bibliographiques, textuelles, factuelles, les campus numériques, etc., sont
disponibles, selon les habilitations des usagers (gérées par un annuaire
central) sur l'Intranet de l'établissement d'enseignement supérieur ou sur
Internet, localement ou à distance. Le SID est constitutif du système d'information
de l'établissement (ou portail) ; souvent, il en est la pierre angulaire. Il
résulte d'une organisation et d'une architecture réfléchies au niveau de la
direction de l'établissement et de la mise en commun des savoir-faire de la
bibliothèque, du centre de ressources informatiques (CRI) et des
enseignants-chercheurs pilotes dans les TICE.
Marie-Thérèse Rebat – DGES C3-2 – mai 2006
marie-therese.rebat@education.gouv
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Archive : Le Système d’information documentaire en
université - 2004 (retour appel)
Qu'elles
disposent de SI complets ou qu'elles n'aient encore déployé que certaines
fonctionnalités, les BU proposent de plus en plus de services en ligne. Plus de
90 % d'entre elles offrent désormais tout ou partie de leur catalogue local en
ligne presque exclusivement sous une interface web. Un répertoire de sites web
est fréquemment élaboré par
La diffusion en réseau des cédéroms et DVD-roms est le plus fréquent et le plus ancien des services de mise à disposition de documentation électronique (68 %), mais l'accès à de nouveaux types de ressources se développe, tels que les documents pédagogiques et d'autoformation (39 %) ou les cours et TD (29 %). La mise en ligne de travaux d'étudiants, de thèses ou de documents liés à la recherche universitaire demeurent rares (de 3 à 11 %).
Des
services annexes commencent également à être largement répandus : listes de
discussion (65 %), messagerie (63 %), gestion des impressions (59 %). Les
options de déchargement de données, de FAQ, de forum ou encore d'accès au
dossier d'usager se diffusent plus lentement (moins de 20 % des BU).
Sur un peu plus de 5 000 postes informatiques publics dans les BU, environ 1 900 sont connectés à Internet. Pour la moitié de ces postes, l'accès aux ressources sur Internet est contrôlé (ordinateurs bridés ou salles réservées).
Marie-Thérèse Rebat - 1994
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Archive :
Le système d’information documentaire – Avril 1999 (retour appel)
Le système d’information (S.I.) mis en œuvre dans les
S.C.D. (services communs de documentation) des universités et les bibliothèques
des grands établissements, avec le soutien de
Conçu comme un dispositif global destiné à satisfaire
les besoins des usagers (étudiants, enseignants-chercheurs et personnels
administratifs) en matière de documentation et d’information, le S.I. permet,
par la même occasion, de rationaliser l’organisation du travail interne et de
gagner en efficacité au niveau de la gestion. L’objectif d’un S.I. réside, à la
fois, dans l’offre de ressources documentaires et informatives multimédia, quel
que soit leur support, au sein de l’université même, en quelque lieu que ce
soit (bibliothèque, bureau de l’enseignant-chercheur, et même depuis un
micro-ordinateur personnel distant) et dans l’ouverture de l’université sur
l’extérieur, par la présentation du catalogue des ressources documentaires sur
Internet et l’accès à des informations et documents extérieurs.
L’économie du système s’articule autour du S.I.G.B.
(système intégré de gestion de bibliothèque), noyau dur de la gestion et de la
communication de l’information documentaire au sein de l’université et vers le
monde extérieur. Aux fonctionnalités essentielles de gestion locale -
consultation du catalogue (Opac), inscription des usagers, communication et
prêt des documents, acquisitions et suivi des abonnements de périodiques -
s’ajoutent des services rendus possibles par le développement des N.T.I.C.
(nouvelles technologies de l’information et de la communication ) dans les
universités.
Il s’agit en priorité d’un Intranet, c’est-à-dire
d’une messagerie interne, de l’accès à des informations locales, de la
consultation et de l’impression de documents pédagogiques (cours des
enseignants, sujets d’examens) et scientifiques (rapports de recherche), de
mémoires et thèses, tous documents produits par l’université et numérisés,
ainsi que de l’interrogation de réseaux de CD-Rom proposés par le S.C.D. à
l’ensemble de l’université.
Il s’agit également de l’accès à des ressources
documentaires externes, via le réseau Internet, ouvert ou contrôlé : accès à
des bases de données externes, consultation des catalogues d’autres
bibliothèques, accès à des documents numérisés (cf. Webdoc / S.U. - ABES). -
L’utilisation des ressources électroniques distantes (payantes) est évidemment
négociée par l’université pour ses usagers habilités, voire par des
consortiums.
Le S.I. ne nécessite, une fois l’infrastructure
installée par les centres de ressources informatiques, qu’un poste de travail
banalisé ; l’avantage pour l’usager est clairement de disposer, grâce à une
interface unique, de toute l’information multimédia proposée à l’échelle
mondiale dans le domaine disciplinaire qui l’intéresse. Les contraintes de
normes et de langages d’interrogation sont complètement transparentes. C’est
une approche du concept de bibliothèque virtuelle.
A ce jour, il convient de constater que tous les
S.C.D. ont, sinon implémenté un S.I.G.B., la première pile indispensable du
dispositif, du moins défini un projet de réinformatisation avec un système
intégré - ce qui permet d’envisager la fin des systèmes modulaires, déjà
obsolètes, d’ici à 2000, au plus tard, 2001. Au total, sur les 101 services,
plus de 90 sont informatisés ou en cours de l’être selon les principes
recommandés par
Cette modernisation s’accompagne impérativement de la
numérisation des catalogues de bibliothèques. Afin que soient signalés dans
l’Opac (catalogue mis à la disposition des usagers) les documents disponibles
au S.C.D., il convient de " convertir " les notices sur fiches des
anciens catalogues. Trois marchés ont été passés avec le réservoir de notices
O.C.L.C., un marché a été conclu avec A.I.C., un cinquième a été signé avec
Pritec.
A ce jour, près de 2 millions de notices ont été
numérisées - ce qui permet aussi le versement de ces informations dans le
Système universitaire de documentation (S.U.) et leur mise à disposition de
l’ensemble de la communauté universitaire. Les bibliothèques elles-mêmes en ont
numérisé un million huit cent mille, prêtes à être intégrées dans le catalogue
collectif du Système universitaire.
Marie-Thérèse Rebat - avril 1999
[1]
Urbanisation : développement d’un système d’information global qui
tient compte des structures et des contraintes existantes et qui éventuellement
crée ou modifie des structures pour les adapter aux objectifs du projet définis
par le comité de pilotage. Comme les actions sont inscrites dans le schéma
directeur des TIC, les développements technologiques et les usages s’inscrivent
dans le contexte propre à l’établissement.
[2] La liste des normes ISO, Afnor, et des standards préconisés par
le W3C est disponible sur le site du Ministère (http://www.sup.adc.education.fr/bib/f_Norm.htm).
[3]
Le
système d'information est un dispositif informatique global d'accès à la
documentation et à l'information multimédia, depuis un poste de travail ou de
consultation banalisé, grâce à une interface rendant transparents à l'usager
les différents langages et normes des systèmes agrégés constitutifs et lui
permettant l'interrogation de banques de données et de services, ainsi que la
commande de fournitures de documents ou d'autres prestations (tels le catalogue
Opac du SIGB, le réseau de CD-Rom, les documents internes numérisés, les
abonnements électroniques...), disponibles, selon leur origine, sur un réseau
Intranet ou sur Internet.
[4] Voir http://www.sup.adc.education.fr/bib/, rubrique « Conversion rétrospective ».