Les TIC et la documentation

1. Politique du système d'information documentaire et démarche du système d'information documentaire

Construire un système d’information documentaire nécessite de mener une réflexion sur les services à mettre en œuvre pour les étudiants, les enseignants-chercheurs et le personnel administratif >de l’établissement et de dégager des priorités pour le déploiement de ces services dans le cadre d’un projet d’environnement numérique de travail (E.N.T.) et, dans de nombreux cas, dans un contexte de partenariat au sein d’un projet tel que l’université numérique en région (U.N.R.). Le projet doit donc être développé en étroite liaison avec la direction de l’établissement et affiché comme vecteur de la politique documentaire et comme action structurante pour l’établissement.

Il résulte d’une organisation et d’une architecture décidées au niveau de la direction de l’établissement et de la mise en commun des savoir-faire du S.C.D., du centre de ressources informatiques (CRI) et des cellules de TICE (technologies de l’information, de la communication et de l’enseignement). C’est le principe même de l’urbanisation [1] requise d’un S.G.I.

Une structure de pilotage valide les orientations stratégiques globales, préconise souvent une nouvelle organisation, détermine les objectifs opérationnels et fixe les contraintes techniques, propose le financement, établit le calendrier et constitue le référentiel propre au projet ou à l’action.

En conséquence, une étude préalable est recommandée et ne devrait plus seulement concerner le S.I. documentaire du S.C.D. ou de la bibliothèque, mais l’ensemble de l’établissement et le S.G.I. (système global d’information). Pour ce faire, le recours à une société de consultants est envisageable, si le personnel du S.C.D. est trop peu nombreux pour mener la conduite du projet documentaire ou si les différents services de l’établissement ne peuvent dialoguer de manière constructive qu’en usant de médiateurs. Cf. le volet TIC.

2. Objectif opérationnel

Intégration du système d'information documentaire dans le système global d'information.

Le S.I.D. n’est plus une agrégation, mais une construction intégrative de ressources et services. Une totale compatibilité est visée entre l’environnement numérique de travail>, base du S.G.I., et le S.I.D. (et avec les autres logiciels évidemment), ainsi qu’avec les outils nationaux (Abes). Les normes et standards définis aux niveaux national et international doivent être impérativement respectés [2].

La modularité de l’offre de ressources, de fonctionnalités et de services impose la mise en œuvre du contrôle des accès. Seules l’identification unique et univoque, l’authentification et l’habilitation (gérées par un annuaire central de type L.D.A.P.-SUPANN et par un protocole S.S.O.) permettent de proposer à l’usager un service personnalisé. Avec l’afflux exponentiel de ressources d’origine diverse et payantes, le mécanisme de la fédération d’identités favorise la mobilité des utilisateurs tout en assurant une meilleure sécurité.

Lorsque des services sont susceptibles d’être offerts à la fois dans les S.I.D. et l’E.N.T. ou le S.G.I. (travail collaboratif, panier de l’usager, espace de stockage, GED, moteur de recherche), le comité de pilotage détermine le choix de l’outil et le niveau de l’implémentation. Il peut être établi un partage des fonctionnalités selon la connectivité des tâches (fonctions découlant d’un service particulier ou ne concernant qu’un groupe), sachant qu’une articulation optimale entre les services documentaires et les autres services de l’E.N.T. doit être garantie. Les universités numériques thématiques (U.N.T.) sont une fédération virtuelle thématique qui propose aussi des éléments de mutualisation et de partage de services : il convient donc de les prendre en compte dans l’étude préalable à la constitution d’un S.I.D.

Système d'information documentaire

Définition [3] :

La « brique » documentaire du S.I. global est un dispositif informatique global d’accès à la documentation et à l’information multimédia. Ce S.I.D. est accessible depuis un poste de travail ou de consultation banalisé, micro-ordinateur ou terminal (selon les cas), >depuis une borne, grâce à une interface, qui rend transparents pour l’usager les différents langages et normes des systèmes agrégés constitutifs. Il permet d’interroger toutes banques de données et tous fichiers, sur tout support que ce soit, produits au sein de l’établissement ou acquis.

Le S.I.D. présente au moins deux modes d’accès via l’intranet, l’extranet éventuel et l’internet : sur la page d’accueil du site web de l’établissement, et depuis n’importe quelle autre page du site.

Structure : Le S.I.D. comprend notamment le S.I.G.B. (système intégré de gestion de bibliothèques), un outil de gestion électronique de document (GED) ou système de gestion électronique de documents (S.G.D.E.), des outils de travail collaboratif, des outils de recherche universelle, un méta-moteur, etc. Des programmes sont développés pour établir des liens entre les différentes bases de données. Le S.I.D. peut être construit comme une fédération d’outils ou comme un seul outil d’intégration clés en mains, mais, dans tous les cas, il est évolutif, paramétrable, interopérable et, surtout, procède d’une architecture globale. Il doit s’appuyer sur une organisation fonctionnelle adaptée, et sur un ensemble de procédures de type B.P.M. (Business Process Management).

Offre de ressources et de services : S’agissant des ressources disponibles, l’usager peut disposer au minimum du catalogue unique de l’établissement (Opac web), de CD-Rom et DVD-Rom en monoposte ou en réseau, des documents internes structurés (thèses, cours d’aide à la recherche documentaire, fonds patrimoniaux ou particuliers), des abonnements électroniques, des bases de données bibliographiques, textuelles, factuelles, payantes ou gratuites. Il peut également accéder aux informations institutionnelles, aux documents administratifs, aux cours, corrigés, bases d’auto-évaluation, en formation initiale ou continue, présentielle ou à distance. Le S.I.D. offre aussi des services, tels que la commande de documents, la réservation de documents, la demande de fournitures de documents ou d’autres prestations (par exemple, un album personnel) l’attribution d’une place, le téléchargement, etc.

3. Actions susceptibles d'être développées dans le cadre des contrats

• Mise en œuvre du S.I.D. donnant accès aux ressources recensées dans le catalogue commun (via le S.I.G.B.) et aux ressources référencées dans d’autres bases de données (S.G.D.E.) ;
• Déploiement du S.I.G.B., progiciel de constitution du catalogue unique de l’établissement.

Corollaire de ces actions :

• Conversion rétrospective des catalogues sur fiches papier [4] ;
• Catalogage rétrospectif des documents non encore signalés dans un catalogue ;
• Renouvellement du S.I.G.B. ;
• Numérisation de documents ou objets  (dans des bases disponibles via le S.I.D.).

Pour en savoir davantage :

Pour approfondir certaines notions, peuvent être consultés avec profit les sites suivants :

• http://www.cru.fr ;
• http://www.educnet.education.fr
• http://www.amue.fr
• D. 2005-1792 du 30.12.2005 sur la création de la direction générale de la modernisation de l’état
• http://www.adae.gouv.fr/index.php3

4. Etat des lieux :

Des grilles sont proposées à l’établissement afin de remplir deux objectifs : préparer le contrat quadriennal et établir et maintenir à jour l’état de l’informatique documentaire année après année. Elles permettent d’évaluer l’évolution d’une politique d’informatique documentaire au sein d’une politique globale de système d’information et d’aider ainsi à orienter le choix de l’équipe présidentielle.

Au sein du S.C.D., ces données peuvent être affinées, déclinées par catégories d’usagers, par catégories de documents ou objets, selon une périodicité plus rapprochée.

Vous trouverez ces données dans les tableaux joints : Informatique documentaire : état des lieux

5. Annexes

Système d'information documentaire : définition

Le système d'information documentaire est un dispositif informatique global d'accès à la documentation, aux ressources pédagogiques et à l'information multimédia, depuis un poste de travail ou de consultation banalisé, grâce à une interface unique rendant à l'usager transparents les différents langages et normes des systèmes agrégés constitutifs et lui permettant l'interrogation de bases de données et de différentes ressources, ainsi que l'accès à des services, tels que la commande, la réservation de documents ou d'autres prestations, un album personnel ; ainsi le catalogue Opac du SIGB, le réseau de CD-Rom, les documents internes numérisés (thèses, cours), les abonnements électroniques, les bases de données bibliographiques, textuelles, factuelles, les campus numériques, etc., sont disponibles, selon les habilitations des usagers (gérées par un annuaire central) sur l'Intranet de l'établissement d'enseignement supérieur ou sur Internet, localement ou à distance. Le SID est constitutif du système d'information de l'établissement (ou portail) ; souvent, il en est la pierre angulaire. Il résulte d'une organisation et d'une architecture réfléchies au niveau de la direction de l'établissement et de la mise en commun des savoir-faire de la bibliothèque, du centre de ressources informatiques (CRI) et des enseignants-chercheurs pilotes dans les TICE.

Marie-Thérèse Rebat – DGES C3-2 – marie-therese.rebatateducation.gouv - mai 2006

A consulter :

Journées des directeurs de bibliothèques universitaires, 25 février 2005 : Les systèmes d'information, sous la présidence de Mme Danièle Duclos-Faure, chef du bureau de la modernisation des bibliothèques

• Marie-Thérèse Rebat, SDBD - Les systèmes d’information documentaire (définition, fonctionnalités, état des lieux)
• Annie Bertrand, UTC - Présentation du système d’information documentaire de l’Université de technologie de Compiègne
• Thierry Bedouin, Ghyslaine Duong-Vinh - Rennes 1 - La stratégie et le pilotage d’un système global d’information : la démarche de l’Université de Rennes 1
• Jean-Paul Le Guigner, Comité Réseau Universités - Les évolutions technologiques
• Marie-Thérèse Rebat, SDBD - L’intégration du SID dans le SGI
• Stéphane Bassinet, Arnaud Moulard, Guillaume Hatt - Université de Valenciennes - Un exemple d’intégration : le système de l’Université de Valenciennes

Situation des systèmes d'information fin 2005

• SI documentaire
• SIGB

Archives :

Le système d'information documentaire en université (2004)

Qu'elles disposent de SI complets ou qu'elles n'aient encore déployé que certaines fonctionnalités, les BU proposent de plus en plus de services en ligne. Plus de 90 % d'entre elles offrent désormais tout ou partie de leur catalogue local en ligne presque exclusivement sous une interface web. Un répertoire de sites web est fréquemment élaboré par la BU (64 %). Cependant, plus rarement, la liste de signets établie par la BnF est utilisée (28 %).

La diffusion en réseau des cédéroms et DVD-roms est le plus fréquent et le plus ancien des services de mise à disposition de documentation électronique (68 %), mais l'accès à de nouveaux types de ressources se développe, tels que les documents pédagogiques et d'autoformation (39 %) ou les cours et TD (29 %). La mise en ligne de travaux d'étudiants, de thèses ou de documents liés à la recherche universitaire demeurent rares (de 3 à 11 %).

Des services annexes commencent également à être largement répandus : listes de discussion (65 %), messagerie (63 %), gestion des impressions (59 %). Les options de déchargement de données, de FAQ, de forum ou encore d'accès au dossier d'usager se diffusent plus lentement (moins de 20 % des BU).

Sur un peu plus de 5 000 postes informatiques publics dans les BU, environ 1 900 sont connectés à Internet. Pour la moitié de ces postes, l'accès aux ressources sur Internet est contrôlé (ordinateurs bridés ou salles réservées).

Marie-Thérèse Rebat, 2004

Le système d'information documentaire (avril 1999)

Le système d’information (S.I.) mis en œuvre dans les S.C.D. (services communs de documentation) des universités et les bibliothèques des grands établissements, avec le soutien de la Sous-direction des bibliothèques et de la documentation, constitue la pointe de leur politique documentaire et le vecteur de leur modernisation.

Conçu comme un dispositif global destiné à satisfaire les besoins des usagers (étudiants, enseignants-chercheurs et personnels administratifs) en matière de documentation et d’information, le S.I. permet, par la même occasion, de rationaliser l’organisation du travail interne et de gagner en efficacité au niveau de la gestion. L’objectif d’un S.I. réside, à la fois, dans l’offre de ressources documentaires et informatives multimédia, quel que soit leur support, au sein de l’université même, en quelque lieu que ce soit (bibliothèque, bureau de l’enseignant-chercheur, et même depuis un micro-ordinateur personnel distant) et dans l’ouverture de l’université sur l’extérieur, par la présentation du catalogue des ressources documentaires sur Internet et l’accès à des informations et documents extérieurs.

L’économie du système s’articule autour du S.I.G.B. (système intégré de gestion de bibliothèque), noyau dur de la gestion et de la communication de l’information documentaire au sein de l’université et vers le monde extérieur. Aux fonctionnalités essentielles de gestion locale - consultation du catalogue (Opac), inscription des usagers, communication et prêt des documents, acquisitions et suivi des abonnements de périodiques - s’ajoutent des services rendus possibles par le développement des N.T.I.C. (nouvelles technologies de l’information et de la communication ) dans les universités.

Il s’agit en priorité d’un Intranet, c’est-à-dire d’une messagerie interne, de l’accès à des informations locales, de la consultation et de l’impression de documents pédagogiques (cours des enseignants, sujets d’examens) et scientifiques (rapports de recherche), de mémoires et thèses, tous documents produits par l’université et numérisés, ainsi que de l’interrogation de réseaux de CD-Rom proposés par le S.C.D. à l’ensemble de l’université.

Il s’agit également de l’accès à des ressources documentaires externes, via le réseau Internet, ouvert ou contrôlé : accès à des bases de données externes, consultation des catalogues d’autres bibliothèques, accès à des documents numérisés (cf. Webdoc / S.U. - ABES). - L’utilisation des ressources électroniques distantes (payantes) est évidemment négociée par l’université pour ses usagers habilités, voire par des consortiums.

Le S.I. ne nécessite, une fois l’infrastructure installée par les centres de ressources informatiques, qu’un poste de travail banalisé ; l’avantage pour l’usager est clairement de disposer, grâce à une interface unique, de toute l’information multimédia proposée à l’échelle mondiale dans le domaine disciplinaire qui l’intéresse. Les contraintes de normes et de langages d’interrogation sont complètement transparentes. C’est une approche du concept de bibliothèque virtuelle.

A ce jour, il convient de constater que tous les S.C.D. ont, sinon implémenté un S.I.G.B., la première pile indispensable du dispositif, du moins défini un projet de réinformatisation avec un système intégré - ce qui permet d’envisager la fin des systèmes modulaires, déjà obsolètes, d’ici à 2000, au plus tard, 2001. Au total, sur les 101 services, plus de 90 sont informatisés ou en cours de l’être selon les principes recommandés par la Sous-direction. S ’agissant de l’implantation du S.I. global, tous les projets soumis à l’expertise de la Sous-direction prévoient un développement de l’offre multimédia numérique. La majorité des S.C.D. disposent d’au moins une page d’information sur le serveur Web (le leur propre ou celui de l’université) et, de plus en plus, y présentent des pages documentaires, leur catalogue, des liens vers des documents numérisés - le volume en est encore peu important.

Cette modernisation s’accompagne impérativement de la numérisation des catalogues de bibliothèques. Afin que soient signalés dans l’Opac (catalogue mis à la disposition des usagers) les documents disponibles au S.C.D., il convient de " convertir " les notices sur fiches des anciens catalogues. Trois marchés ont été passés avec le réservoir de notices O.C.L.C., un marché a été conclu avec A.I.C., un cinquième a été signé avec Pritec.

A ce jour, près de 2 millions de notices ont été numérisées - ce qui permet aussi le versement de ces informations dans le Système universitaire de documentation (S.U.) et leur mise à disposition de l’ensemble de la communauté universitaire. Les bibliothèques elles-mêmes en ont numérisé un million huit cent mille, prêtes à être intégrées dans le catalogue collectif du Système universitaire.

Marie-Thérèse Rebat, 1999

Notes :

1. Urbanisation : développement d’un système d’information global qui tient compte des structures et des contraintes existantes et qui éventuellement crée ou modifie des structures pour les adapter aux objectifs du projet définis par le comité de pilotage. Comme les actions sont inscrites dans le schéma directeur des TIC, les développements technologiques et les usages s’inscrivent dans le contexte propre à l’établissement. (retour)
2. La liste des normes ISO, Afnor, et des standards préconisés par le W3C est disponible sur le site du Ministère (http://www.sup.adc.education.fr/bib/, rubrique « Normalisation »). (retour)
3. Le système d'information est un dispositif informatique global d'accès à la documentation et à l'information multimédia, depuis un poste de travail ou de consultation banalisé, grâce à une interface rendant transparents à l'usager les différents langages et normes des systèmes agrégés constitutifs et lui permettant l'interrogation de banques de données et de services, ainsi que la commande de fournitures de documents ou d'autres prestations (tels le catalogue Opac du SIGB, le réseau de CD-Rom, les documents internes numérisés, les abonnements électroniques...), disponibles, selon leur origine, sur un réseau Intranet ou sur Internet. (retour)
4. Voir http://www.sup.adc.education.fr/bib/, rubrique « Conversion rétrospective. (retour)

MESR - DGES - Bureau des réseaux d'information scientifique et technique - marie-therese.rebatateducation.gouv - mai 2006