Analyse

2.1. Contexte utilisateur

Décrire le contexte utilisateur dans lequel les documents seront utilisés :

2.1.1. Présentation de la Bibliothèque
Présenter un bref historique de la totalité du fonds, son intérêt pour la recherche et dans un contexte plus général s’il y a complémentarité avec d’autres collections existantes au plan national ou international. Si, à votre connaissance des projets de numérisation concernant une partie de ces fonds sont en cours de réalisation ou à l’étude.

Effectif

- Indiquer le nombre de personnes et leur qualification
- Indiquer si le système fonctionne avec les seuls collaborateurs du service sans l’intervention de personnel informaticien qualifié.

2.1.2. Le fonds documentaire
Il est, en règle générale, constitué de tous types de documents et de supports :

2.1.2.1. Description générale

• chiffrage : importance du fonds, tous les documents sont-ils inventoriés ;
• nature     : fonds anciens et patrimoniaux et fonds courants : manuscrits, incunables, enluminures, cartes, plans, dessins, estampes, photos, pièces originales, annales, revues, unica, ouvrages rares, coupures de presse, monographies, revues, supports de cours, thèses, rapports, dossiers, photos…
• supports  : papier, microfiches, microfilms, films, ektachromes…

Décrire et indiquer :

Mode de catalogage, indexation, numérotation, classement, (alphabétique, alphanumérique, thématique, selon numéro d’inventaire si attribué), reliure, cartonnages et emboîtages (acides ou neutres ), degré d’hygrométrie…

2.1.3.Les utilisateurs de la Bibliothèque
2.1.3.1. Typologie

Définir le type d'usagers : chercheurs, enseignants, étudiants, documentalistes, (français, étrangers)...
Les utilisateurs, actuels ou potentiels sont-ils familiarisés avec l’informatique, se trouvent-ils intra-muros ou bien à l’extérieur.

2.1.3.2. Fréquence et nature des demandes et temps de réponse

Les demandes concernant les documents que vous envisagez de numériser sont-elles nombreuses ?
Evaluez le temps d’accès aux documents la notion de consultations simultanées est très importante.
 

2.2. Contexte technique

Décrire le contexte informatique dans lequel la solution devra fonctionner :

Architecture générale et logiciels de bureautique

- Décrire le réseau local, le câblage, protocoles de transmission des données (IPX, Novell et
TCP/IP …).
- Actuellement vous disposez et utilisez :

Mesurer l’enjeu : est-il indispensable de numériser. Un projet de numérisation est une entreprise séduisante et valorisante mais il demande, plus que tout autre projet, une évaluation très poussée de toutes les contraintes et des obstacles qui lui sont inhérents.

Il s’agira de définir le mode le plus approprié pour l’exploitation, l’enrichissement, la valorisation du fonds de votre établissement.

2.3. Les objectifs

Les objectifs scientifiques
2.3.1 .Pourquoi numériser ? définir votre projet

•  intérêt scientifique (contenu) des documents ;
•  intérêt patrimonial et valorisation, numériser par exemple autour d’un thème tous les documents s’y rapportant y compris les différents supports, (compte tenu de la richesse du fonds) ;
• préservation des originaux très empruntés et malmenés (par ex : reliure en mauvais état) ;
• conservation sous forme numérisée ;
• coopération à l’échelle nationale ou internationale (d’une part complémentarité avec d’autres établissements et également à cause de la dispersion des documents) ;
• faciliter l’accès à distance ;
• inciter à la recherche (découverte de documents méconnus et originaux de par leur contenu) ;
• intérêt régional et local ;
• former un corpus cohérent dans la collection de l’établissement avec d’autres collections ;
• multiplier les accès à la consultation ;
• faciliter la consultation d’ouvrages incommunicables du fait de leur rareté, ou de catalogues anciens sur fiches en mauvais état ;
• aide à la recherche.

L’évaluation quantitative et qualitative est déterminante pour aider à la décision (numériser ou ne pas numériser), pour arrêter le mode de numérisation et de consultation. Elle permettra éventuellement, de repérer tout document manquant ou détérioré au retour de la numérisation. Cela permet également de communiquer ces éléments au prestataire qui chiffrera très précisément le coût de l’opération.

Il est donc indispensable d’inventorier le fonds à numériser, étape préalable à la préparation matérielle des documents.

2.3.2.1. Nature et supports
                                                - décrire les champs disciplinaires concernés ;
                                                - décrire les types de documents ;
                                                - ne pas omettre de signaler les caractéristiques (couleur, noir et blanc) ;
                                                - indiquer si ces documents sont libres de droit.

2.3.2.2. Chiffrage des documents à numériser
                                                 - nombre total ;
                                                 - distinguer les différents supports ;
                                                 - pour chaque support indiquer le nombre de documents ;

2.3.2.3. Formats
                                                - distinguer les différents formats ( A4 , A3…)
                                                - pour chaque format, indiquer le nombre total de documents, indiquer également les dimensions des cartes, le sens des photographies…

2.3.2.4. Pagination
                                                - évaluation du nombre total des pages à numériser ;
                                                - signalement des particularités : les pages non foliotées, les recto seuls, les dépliants, les grands formats à réduire ;
                                                - compter également les pages blanches, les jaquettes, les pages de couverture, les pages de titre, les illustrations ;
(la BnF a calculé en moyenne 300 p. par ouvrage).
                                                - insister sur les documents mixtes (texte et illustrations).
 
 

2.3.2.5. Traitement
Faire un inventaire précis :

- les documents sont-ils traités ? si oui : quel type de catalogage, s’agit-il d’un catalogage normalisé (ISBD, MARC,…) informatisé, en ligne, les fiches sont-elles imprimées, manuscrites, sont-elles mixtes (imprimées et annotées), complètes ou incomplètes, signalétiques ou descriptives, (par ex : les ektas ont-ils une légende), type d’indexation et de classification (CDU, Dewey, Rameau, autre thésaurus … ).

2.3.2.6. Condition physique des documents

Les objectifs techniques
2.3.3. Comment la numérisation peut - elle s’effectuer

2.3.3.1. Définition du mode de numérisation pour chaque support

                                - choisir le mode : image ou texte, mixte (cf. table des matières, sommaires...) ;
                                - évaluer le coût de la saisie pour le mode texte (ou mode caractère).

2.3.3.2. Conditions

Va-t-on numériser :

En interne : mesurer les conditions d’achat ou de location de matériel, certains matériels de qualité sont trop volumineux pour être déplacés. Prévoir la main-d’œuvre, (équipe engagée à cette fin ou bien personnel non intérimaire de la bibliothèque à former), être prudent lorsqu’il s’agit de manipulations délicates nécessitant du personnel qualifié, évaluer la rapidité d’exécution, prévoir des locaux suffisamment grands.

Attention au coût, à l’obsolescence et à l’aspect évolutif du matériel, l’investissement n’est peut-être pas aussi rentable qu’il n’y paraît.

En externe : appel à un prestataire.

Le prestataire peut soit se déplacer, soit numériser dans ses locaux.

Pour la numérisation de fichiers ou de diapositives et si la quantité le justifie, le matériel n’est pas encombrant et peut être déplacé.

Pour la numérisation d’ouvrages précieux il est préférable de conserver le document à la bibliothèque (problème d’assurance), et/ou (c’est le cas le plus fréquent), en faire un cliché sur place qui sera ensuite numérisé à l’extérieur.
Quel que soit la solution retenue le choix des formats de données devra être arrêté : TIFF groupe IV pour les textes en noir et blanc, JPEG pour la couleur ou les niveaux de gris.

2.3.4. Préparation scientifique et matérielle des documents
Après l'avoir sélectionné et identifié, décrire et indexer chaque document :

2.3.4.1. Description et indexation
- Description bibliographique précise, selon les normes en vigueur quand elles existent. Ne pas hésiter à utiliser un format qui même s’il dépasse les priorités du moment pourrait s’avérer très utile pour un échange ultérieur des données, et une uniformisation au plan national. Utiliser par exemple un format UNIMARC, même si tous les champs ne sont pas renseignés dans l’immédiat ou si vous n’en voyez pas, à première vue, l’utilité.

La version numérisée sera signalée dans la notice bibliographique cf. les champs UNIMARC 452 et 856.

Pour une indexation cohérente des ouvrages utiliser un thésaurus reconnu enrichi par un thésaurus " maison ".

La BnF utilise le répertoire d’autorité matière Rameau et complète la notice bibliographique par une indexation Dewey.

L’indexation des manuscrits peut s’appuyer éventuellement sur le thésaurus François Garnier, (tous les descripteurs de ce thésaurus ont été saisis par l’IRHT), ou sur celui du Département des manuscrits de la BnF.

L’IRHT (Institut de Recherche et d’Histoire des Textes) gère et enrichit régulièrement une base d’images de manuscrits médiévaux.

2.3.4.2. Envoi des documents au prestataire
Le catalogue est informatisé ou n'est pas informatisé. Dans les deux cas un numéro devra être attribué à la notice en liaison avec l'ouvrage (qui sera étiqueté). Ce numéro séquentiel  représentera donc le lien avec le fichier du document numérisé.

L’organisation devra être définie avec le prestataire. Cependant une chaîne normale comporte les étapes suivantes :
                        - Les différents supports sont identifiés, signalés (microfilms, papier etc.) ;
                        - Préparation de lots homogènes ;
                        - Chaque lot, si le volume l’exige, sera lui-même divisé en colis ;
                        - Chaque lot comportera un numéro d’envoi ;
                        - Chaque colis sera numéroté ;
                        - Chaque document aura un numéro identifiant unique.

Veiller à une bonne organisation de la chaîne : en amont une préparation soignée et un flux régulier dans les envois de documents sans temps mort éviteront un surcoût (si les délais prévus sont dépassés ).

2.3.4.3. Récupération des cassettes livrées par le prestataire

Le prestataire livre, pour les ouvrages, la cassette DAT étiquetée (à la BnF), comprenant les fichiers images, les fichiers comportant les renseignements bibliographiques, et les fichiers (index) comprenant la table de correspondance entre le numéro de page et l’image, un fichier sur l’état de la cassette elle même.

Pour les images fixes livraison sur CD (à la BnF, Bibliothèque Ste - Geneviève, Mazarine).

2.3.4.4. Contrôle

Des tests croisés sont effectués par une machine, sur toutes les images présentes, le fichier des tables de correspondances et les références bibliographiques. Ces tests permettent de vérifier la conformité et la cohérence des informations récupérées, ainsi que la taille des images.

Pour le contrôle qualité les normes NFX O6-021 et NFX 06-022 opèrent un contrôle statistique des lots sur différents niveaux de rejet. Un taux d’erreur est accepté.

Des images complémentaires sont contrôlées, certaines zones comme par exemple les tables des matières ou la pagination.

Note

Indexation
- Analyse d'un document avec attribution de mots-clés
- Saisie d'un index
- Création d'un index (au sens informatique)
 

2.4. Prestations attendues

2.4.1. Le prestataire

2.4.1.1. Dans le cadre de la numérisation

Il devra assurer :

• La réception des documents par lots, l’identification, la numérotation électronique, établir les tables de correspondances entre les pages et les images, la numérisation selon un mode à définir, le contrôle qualité, la restitution des documents sans altération, ni dégradation, ni perte ;
• La fourniture homogène des données livrées : les images numérisées devront faire partie d’un même système sans changement de matériel, comprenant le numériseur, la station de contrôle, le serveur d’enregistrement des données, l’enregistreur de la cassette. Ces exigences font partie des critères pour une chaîne de production de qualité ;
• L’enregistrement de tous les fichiers d’un même document qui devront être entièrement contenus sur une seule cassette ;
• La livraison des bordereaux correspondants ;
• L’affectation d’un code à chaque filière de production, et renseigner sur la chaîne de production, effectuer des contrôles et signaler d’éventuels problèmes ;
• La validation des données (qui n’intervient qu’après application des contrôles).

Le prestataire devra assurer :

• Le paramétrage des progiciels constituant la solution retenue ;
• Les développements spécifiques éventuels en complément des progiciels ;
• La formation des utilisateurs (administrateur, bibliothécaires…) ;
• La définition du système de sécurité en cas d’arrêt brutal du système ( ou par exemple de dysfonctionnement du juke-box) ;
• La maîtrise d’œuvre du projet.

• le matériel pour la gestion des images numérisées, du stockage et la sauvegarde des données ;
• les modules de consultation, de gestion de thésaurus (nombre et modèles des écrans avec indication de la définition et du nombre de pouces, des imprimantes…) ;
• le type d’architecture (client/serveur…) ;
• le type d’habilitation (mot de passe) qui rendra disponibles ou indisponibles certaines fonctions ;
• le nombre de stations et éventuellement leur répartition ;
• les types de supports retenus pour la conservation et la consultation.

Cet aspect devra être étudié avec les personnes compétentes, informaticiens, prestataires ou bibliothécaires au fait des techniques de GED.

2.4.3. Les précisions indispensables

2.4.3.1. Principes Généraux

• S’assurer de l’expérience du prestataire ;
• Faire assurer le matériel et les documents ;
• Insister sur le fait que le prestataire n’a aucun droit sur les documents numérisés ;
• S’assurer de la pérennité de l'entreprise.

Elle comportera différentes phases :

La définition des spécifications détaillées, permettant aux utilisateurs de préciser leurs besoins, de définir écrans et états nécessaires, les fonctionnalités assurées par le système. On définira lors de cette phase de conception, les éléments de test qui seront utilisés par la suite, cela en étroite collaboration entre le prestataire et le client. Cette phase inclura la rédaction par le prestataire de comptes-rendus systématiques des réunions de travail, qui devront être visés et validés par le client ;

Le cahier des spécifications détaillées aura valeur contractuelle, après validation par les parties, le prestataire s’engageant alors à réaliser les prestations qui y seront décrites.

Développement et tests : le prestataire fournira au fur et à mesure les travaux réalisés ;

L’installation des matériels et logiciels ;

Après l’installation, la Vérification d’Aptitude (VA) : qui vérifiera la bonne adéquation du produit livré et des spécifications initiales ;

La VA prononcée, la Vérification de Service Régulier (VSR), permettra de vérifier la qualité des travaux effectués et le bon fonctionnement du système sur une durée plus importante.

2.4.3.3. Planning prévisionnel

Les dates des différentes phases du projet seront arrêtées. Leur durée sera indiquée.

Exemple :

- Conception détaillée 1 mois ;
- Développements et tests 2,5 mois ;
- Validation 3 jours ;
- Installation 4 jours.

• La durée de la garantie des logiciels et du matériel devra être indiquée ainsi que la qualité du produit numérisé. En cas d’anomalie la société s’engagera à renouveler la prestation.

• Les modalités de la maintenance devront être décrites (coût, délai d’intervention, pénalités, télémaintenance…)

• Le logiciel devra être accompagné d’une aide et d’une documentation en ligne
• Manuel d’utilisation et d’exploitation des logiciels fournis : les citer, ( éventuellement sur CD-Rom)
• Un manuel d’exploitation en français et détaillé
• Un manuel détaillé d’utilisation et d’entretien du matériel fourni en français

Dans le cas des écrans utilisateur, le modèle retenu devra faire l’objet d’une démonstration et recevoir l’aval du personnel.