Décembre 1999

Résumé : Mon projet de recherche était focalisé sur les questions de catalogage informatisé des collections de manuscrits dans les bibliothèques. Une bourse de recherche Fulbright d'une durée de deux mois m'a permis d'étudier les pratiques nord-américaines en ce domaine. J'ai donc ainsi pu d'une part acquérir une connaissance théorique et pratique du catalogage de manuscrits en format MARC et du nouveau standard Encoded Archival Description, permettant l'encodage et la mise en ligne d'inventaires et de catalogues en texte intégral. D'autre part, j'ai visité cinq établissements pionniers et experts dans le domaine afin de comparer leurs choix techniques. Mon objectif final était d'étudier l'applicabilité de ces outils à mon propre travail à la Bibliothèque de l'Institut de France.

TABLE DES MATIERES

I. Le contexte en France et aux Etats-Unis 3

II. Bibliothèques visitées et activités durant le voyage d'étude. 13

III. Applicabilité des solutions vues 24

Bibliographie : 28

Annexe I : Liste des visites et entretiens 29

Annexe II : Exemples de notices de fonds manuscrits en format USMARC dans la base OCLC 32

Annexe III : Exemple d'inventaire de fonds manuscrit 37

La définition de mon poste de conservateur chargé des collections de manuscrits à la Bibliothèque de l'Institut de France inclut le traitement des manuscrits, c'est-à-dire leur inventaire et catalogage détaillé, et leur mise à disposition des chercheurs par le biais de la rédaction et de la publication de catalogues. La Bibliothèque de l'Institut a publié deux volumes de son catalogue des manuscrits, dans la collection du Catalogue des manuscrits des bibliothèques publiques de France. Depuis 1962, date de parution du second volume, les collections ont continué de s'enrichir, surtout de fonds datant des XIXe et XXe siècles, et des catalogues supplémentaires très précis ont été établis, au fur et à mesure de l'accroissement des collections. Ces suppléments sont copiés à la main, dactylographiés ou saisis sous traitement de texte, selon la période de leur rédaction ; ils ne sont consultables que sur place, dans la salle de lecture de la bibliothèque. Ils font l'objet d'index par noms propres, très fournis.

Le volume même de ces suppléments et des index afférents pose un problème dans l'optique d'une publication traditionnelle sous forme papier ; celle-ci supposerait en effet une rédaction entièrement nouvelle, afin de ramener le catalogue à une taille permettant sa publication, au prix donc d'un abrègement considérable. D'autre part, on peut s'interroger sur l'opportunité d'une telle publication, dans le contexte récent (et irréversible) du développement des réseaux d'information.

En revanche, un traitement électronique du catalogue permettrait de ne plus se poser la question du volume, et de constituer automatiquement des index aussi fournis que nécessaire, tout en permettant une diffusion de l'information selon toute probabilité plus efficace, car d'emblée plus universelle grâce à l'Internet. J'ai donc commencé à étudier différentes possibilités pour parvenir à cet objectif. Je me suis d'abord naturellement tournée vers d'autres institutions françaises.

Traditionnellement, le rôle des archives publiques en France est de recueillir les documents produits par l'activité des différentes institutions, administrations et établissements publics. Les bibliothèques se sont plutôt consacrées à la collecte de documents privés, particulièrement dans le domaine de la création artistique et surtout littéraire : outre les manuscrits médiévaux, souvent hérités des saisies révolutionnaires, elles conservent manuscrits littéraires, documentation préparatoire, états des brouillons, correspondances...

Cependant, au cours des années, la distinction "naturelle" entre les fonds conservés par les archives et ceux abrités par les bibliothèques tend à s'estomper. En fait, les archives publiques recueillent de plus en plus de fonds d'origine privée, qu'il s'agisse d'archives d'entreprises, d'associations, ou des papiers personnels et archives de travail de tel homme politique ou tel savant, pourvu que ces documents aient un intérêt essentiellement historique ; quant aux bibliothèques, elles ont depuis longtemps étendu leur domaine d'intérêt à des fonds qui ne sont plus strictement littéraires, conservant à côté de manuscrits littéraires stricto sensu des papiers personnels, des correspondances, parfois des archives associatives, des documents historiques, et des papiers d'érudits ou de chercheurs. Le terme "manuscrits" prend donc désormais un sens plus large dans les bibliothèques. Pour tenter de refléter cette évolution, on parle souvent de "papiers", voire de "corpus", ou encore d'"ensembles"....

Il semble par conséquent raisonnable de penser que des pratiques puissent être communes aux deux types d'établissements, tant au plan de la description des documents que sur celui d'un éventuel traitement informatisé. J'ai donc examiné les pratiques existantes, aussi bien dans les archives que dans les bibliothèques.

Les bibliothèques publiques, relevant tant du Ministère de l'Enseignement supérieur que d'autres autorités de tutelle, s'efforcent de suivre les règles pour le catalogage des manuscrits modernes mises au point par la Direction du Livre du Ministère de la Culture en 1980, et largement inspirées par les usages du Département des Manuscrits de la Bibliothèque nationale. Ces règles ont présidé à la rédaction des volumes les plus récents de la collection du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France. Mais elles procèdent d'un présupposé qui n'est plus complètement d'actualité, à savoir que les bibliothèques constituent des collections composées de manuscrits essentiellement littéraires (par opposition à des services d'archives qui ne recueilleraient que les archives organiques des institutions publiques). Leur objectif est en effet la reconstitution d'"unités bibliographiques cohérentes". D'autre part, elles présupposent également, sur le plan de la description physique, la description de "codices", c'est-à-dire la description d'un manuscrit comme un volume, au besoin créé par les soins de la bibliothèque du fait du montage sur onglet et de la reliure de documents se présentant en feuilles volantes ou sous forme de liasse ou de dossiers. Sur ce point, elles reflètent essentiellement les pratiques de la Bibliothèque nationale de France, pratiques que la plupart des bibliothèques moins fortunées ne peuvent se permettre de suivre. Enfin, et surtout, elles ne sont guère adaptées au traitement de fonds volumineux et complexes : elles restent totalement muettes sur les questions de classement et d'organisation intellectuelle des fonds. Les bibliothécaires ne disposent d'aucun autre guide pour cette partie pourtant fondamentale de leur travail.

Quant aux dépôts d'archives publics, ils suivent les règles édictées par la Direction des Archives de France. La tradition archivistique française s'honore d'une longue tradition et d'un rayonnement international ; les archivistes peuvent s'appuyer sur un corps de doctrine solidement établi. De plus, la réflexion au plan international a récemment abouti à la promulgation par le Conseil International des Archives de deux normes, à l'élaboration desquelles la France a beaucoup contribué, ISAD (G) (International Standard for Archival Description, 1994) pour la description des fonds d'archives, et ISAAR/CPF (International Standard Archival Authority Record, 1996) pour la description des producteurs d'archives. Force est de constater que ces normes archivistiques internationales restent totalement ignorées dans le monde des bibliothèques.

Depuis plusieurs années, on recherche dans différents établissements des solutions pour le traitement électronique des catalogues de manuscrits et inventaires d'archives. La Bibliothèque Nationale de France travaille à la mise au point d'un format "Intermarc intégré", unique et multimédia, qui serait notamment adapté au catalogage détaillé des manuscrits. La Direction du Livre et de la Lecture pilote un recensement général des manuscrits littéraires français du XXe siècle, qui sera consultable électroniquement. Au Ministère de l'Enseignement supérieur, l'ABES travaille aux modalités de rédaction en UNIMARC de notices brèves pour décrire les manuscrits enluminés conservés dans les bibliothèques universitaires et de grands établissements, dont les images, numérisées par l'IRHT, seront consultables dans le futur Système Universitaire. Les archives départementales et municipales utilisent des logiciels d'inventaire et de gestion de leurs fonds. Les Archives nationales ont développé des bases de données importantes. Enfin, l'IRHT a constitué également des bases de données répertoriant des manuscrits médiévaux appartenant aux bibliothèques publiques françaises.

Mais ces différents efforts sont tous des efforts propres à une institution ou à un type de documents. Du côté des bibliothèques, le format Intermarc intégré restera particulier à la Bibliothèque nationale et ne permettra pas d'échanges de données ; les notices des manuscrits conservés à la Bibliothèque nationale de France ne seront donc consultables que sur OPALINE. La même base abritera sans doute également le Répertoire des manuscrits littéraires français du XXe siècle. Les systèmes informatisés mis en place par les Archives nationales sont des outils perfectionnés et performants, mais conçus sur mesure pour traiter des fonds spécifiques. Pas plus que les différents logiciels utilisés par les archives départementales, ils ne sont des systèmes globaux permettant des échanges de données ou la constitution d'une base de données générale (s'ils permettent en revanche de plus en plus souvent la consultation à distance). Sans doute pour pallier cet état de choses, la Direction des Archives de France travaille depuis 1995 à la constitution d'une sorte d'état général des fonds conservés en France, tant dans l'ensemble des archives publiques que dans tous les autres organismes volontaires pour participer au projet en communiquant des informations sur leurs fonds. Ce projet, BORA (Base d'Orientation et de Recherche dans les Archives), implique la saisie sous le logiciel Texto de données transmises par les différents dépôts, informatisés ou non.

Jusqu'à présent, donc, le traitement informatisé des documents manuscrits conservés tant dans les archives que dans les bibliothèques n'a pas fait l'objet d'une démarche normalisatrice, ou d'une réflexion globale. Il n'existe pas encore en France de système d'accès aux documents qui soit commun aux archives et aux bibliothèques. Aucun établissement français ne participe à des bases de données collectives internationales.

Mon tour d'horizon des pratiques françaises ne m'a pas révélé de solutions directement applicables aux problèmes se posant à moi au quotidien. C'est pourquoi j'ai élargi mes observations vers d'autres pays, principalement le Royaume-Uni et les Etats-Unis.

J'ai commencé par contacter une association professionnelle américaine (section Rare Books and Manuscripts de l'Association for College and Research Libraries, une branche de l'American Library Association), dont je suis membre depuis deux ans. J'ai été orientée vers plusieurs collègues, auxquels j'ai envoyé une lettre exploratoire. Parallèlement, j'ai mené des recherches sur l'Internet, en consultant les sites de grandes bibliothèques étrangères, et notamment celui de la Bibliothèque du Congrès. J'ai ainsi découvert, grâce à la documentation technique disponible sur ces sites, que nos collègues américains utilisent le format MARC pour créer des notices descriptives des fonds d'archives et de manuscrits, et utilisent également un tout nouveau standard, très efficace déjà et très prometteur, EAD, afin de permettre la consultation en ligne du texte intégral des inventaires.

Si les traditions bibliothéconomiques, notamment dans le domaine de la lecture publique, sont anciennes et solides aux Etats-Unis, comme dans tous les pays anglo-saxons, les archives et les manuscrits, en revanche, n'ont pas toujours bénéficié de la même attention. En effet, jusqu'aux années vingt environ, les enseignements universitaires en littérature et sciences humaines ne valorisaient guère le recours aux documents primaires. En plus, le pays entier était surtout tourné vers l'avenir, avec une conscience très forte d'être une nation jeune, qui faisait l'histoire, et n'avait donc pas besoin de se pencher sur son passé, d'où peut-être une certaine négligence pour la conservation des archives et documents historiques. Les doctrines professionnelles se sont surtout développées après-guerre. De fait, la plupart des collections de manuscrits ou d'archives présentes aujourd'hui dans les grandes bibliothèques universitaires ou centres de recherche ont été constituées de toutes pièces au XXe siècle, le plus souvent après 1945, grâce (pour les institutions les plus importantes) à une politique de collecte et d'achat agressive soutenue par des moyens financiers sans commune mesure avec ceux dont disposent la plupart des institutions européennes. Sont ainsi formés des fonds particuliers, en anglais "collections".

Si la forme du catalogue imprimé de manuscrits, décrivant successivement et de façon précise les différentes unités dans un ordre séquentiel de cotes, reste privilégiée pour la description de manuscrits antérieurs à 1600, on ne la trouve pratiquement jamais pour les collections d'archives et de manuscrits modernes. Elle ne serait en effet guère commode, puisque ces collections se composent principalement de fonds coexistants côte à côte, que souvent la collecte et les achats continuent d'enrichir. Ainsi, le catalogage des manuscrits modernes de nature "littéraire" s'effectue généralement sur des fiches, au niveau de la pièce, en suivant des normes de description bibliographique anglo-américaines (aujourd'hui AACR2). Ainsi, pour une correspondance par exemple, chaque lettre fait l'objet d'une notice descriptive. Le classement interne des fonds répond souvent à des divisions de forme, comme "oeuvres" ou "correspondance". Dans certains cas, le respect des fonds s'est trouvé subordonné à la valeur artifactuelle des pièces.

Pour les fonds de nature plus historique, ils sont la plupart du temps traités uniquement de façon archivistique, c'est-à-dire qu'on rédige pour eux des instruments de recherche ("finding aids"), pouvant prendre bien des formes différentes (de la simple liste à l'inventaire détaillé, en passant par divers types de répertoires, index, guides des fonds...), sans effectuer de catalogage pièce à pièce.

La plupart des bibliothèques ont des services techniques (Technical Services), exclusivement chargés du traitement des documents, avec des archivistes qui ne font pas ou peu de service public. Les Services techniques travaillent en collaboration étroite avec les responsables des services publics, chargés de toutes les questions de gestion des lecteurs, de communication et de reproduction des documents, ainsi qu'avec les "curators", qui se consacrent au développement et à la mise en valeur des collections.

Dans les années trente, une première tentative de recensement national des manuscrits historiques a vu le jour, dans le cadre d'un projet gouvernemental de lutte contre le chômage à la suite de la grande crise économique. Après-guerre, sur le modèle du National Union Catalog pour les livres imprimés, des efforts plus systématiques donnèrent naissance au National Union Catalog of Manuscript Collections (publié à partir de 1959), ainsi qu'au Guide to Archives and Manuscripts in the United States. Il devenait donc possible d'identifier et de localiser, grâce à des descriptions sommaires, des fonds existants dans des dépôts répartis dans tout le pays.

Jusqu'au début des années quatre-vingts, "archivistes" et "bibliothécaires conservateurs de manuscrits" ("manuscript curators") s'estimaient essentiellement différents les uns des autres. Jusqu'à ce qu'une équipe d'experts, mandatée par la Société des Archivistes Américains (SAA), se mette à examiner leurs pratiques professionnelles respectives et découvre que sous des vocabulaires différents se cachaient en fait bien des points communs. Cette constatation a mené à l'examen du format MARC (utilisé jusque-là dans les bibliothèques pour les catalogues d'autres supports) comme un possible véhicule pour la mise en ligne de notices descriptives des fonds, et bientôt à la découverte que USMARC permet d'établir des liens hiérarchiques entre notices, et donc de restituer la structure essentiellement hiérarchisée des fonds d'archives (du fonds au dossier, en pasant par la série, la sous-série...).

Parallèlement, en réaction à la publication de la norme bibliographique AACR2 en 1978, inadéquate pour la description de documents manuscrits et archivistiques, se développait sous les auspices de la Bibliothèque du Congrès une norme de catalogage des manuscrits et fonds d'archives. Il ne s'agit pas d'un manuel de description archivistique, mais de règles pour la construction de notices brèves décrivant l'ensemble d'un fonds ou d'une série. L'un des objectifs est de parvenir à une forme standardisée permettant la mise en commun des descriptions. De plus, il apparaissait souhaitable que des descriptions d'archives et de manuscrits puissent s'intégrer à de plus vastes ensembles catalographiques : de livres, photographies, films, enregistrements sonores, cartes..., de sorte à reprendre leur place dans un univers de ressources culturelles intimement liées entre elles.

Cette nouvelle norme, en fournissant un contenu aux notices, a permis la mise au point d'un format MARC spécifique aux archives et manuscrits, MARC AMC (Archival and Manuscript Control -- format disparu lors de l'intégration des différents formats USMARC). Désormais, bibliothécaires et archivistes étaient armés des outils nécessaires à la création de notices descriptives au niveau du fonds, à leur consultation via des OPACs, et à leur mise en commun au sein de catalogues collectifs -- ainsi la base de données Archival Resources du Research Libraries Group, ou bien OCLC.... L'indexation matière utilisant le thésaurus LCSH (Library of Congress Subject Headings) tout comme pour les notices d'ouvrages imprimés, un chercheur peut donc en effectuant une recherche par sujets identifier et localiser à la fois des sources primaires manuscrites et imprimées et de la littérature secondaire.

Mais, si ces outils permettent le repérage de l'existence d'un fonds dans un dépôt donné, ils ne permettent pas le repérage d'un document particulier au sein d'un fonds, puisque les notices MARC décrivent des fonds, tout comme les catalogues imprimés, collectifs ou non, qui les ont précédées. Logiquement, une étape ultérieure était donc de réfléchir à l'informatisation des différents catalogues et inventaires détaillés existants, disponibles sur place dans les différents dépôts, et décrivant ces fonds. Une recherche initialement menée à l'Université de Californie, The Berkeley Finding Aid Project, et vite élargie à un groupe de travail composé d'experts venant d'autres institutions, a mené à la création de EAD DTD (Encoded Archival Description Document Type Definition), un nouveau standard fondé sur le langage SGML (Standard Generalized Mark-up Language). La première version officielle du standard (v. 1.0) a été publiée en août 1998. La Bibliothèque du Congrès assure la maintenance et la distribution du standard, qui est public et indépendant de toute plate-forme logicielle, et de sa documentation officielle. Son contenu et sa structure intellectuelle sont maintenus par l'Association des Archivistes Américains (SAA).

Sans entrer trop dans les détails techniques, je voudrais donner un aperçu plus concret de EAD. Le standard EAD permet de créer des inventaires normalisés, à structure hiérarchisée, et dont le contenu peut faire l'objet de recherches sophistiquées grâce au balisage SGML qui identifie le contenu du texte. EAD comprend une DTD (Document Type Definition) en langage SGML, c'est-à-dire un ensemble de règles qui identifient de façon unique une certaine catégorie de documents, en l'occurrence les inventaires d'archives et de manuscrits, pour les baliser de sorte que leur texte puisse donner lieu à des recherches, des affichages, et des échanges, de façon constante et indépendante des logiciels. De même que MARC fournit une structure à l'information contenue dans une notice de catalogue, la DTD EAD désigne les champs ou catégories d'information contenus dans les inventaires. Chaque champ est appelé "élément", et se voit assigner un nom, une abréviation et une définition. Par un choix délibéré des auteurs du standard, les noms des éléments sont "neutres", génériques afin de ne pas provoquer d'ambiguité ni de conflit au moment d'une internationalisation de l'usage d'EAD -- par exemple, les termes comme "collection", "fonds", "series" sont écartés au profit de "unit" et "component". Les éléments sont représentés par des étiquettes, ou balises, une suite de caractères alphanumériques entourée de crochets pointus (<>) qui entourent le texte contenu. Les balises indiquent à l'ordinateur où commence et où finit le texte d'un élément. Par exemple, une note de contenu de fonds "scope and content" commence par la balise de début d'élément <scopeandcontent> et se termine par la balise de fin d'élément </scopeandcontent>.

Les éléments choisis par les créateurs d'EAD pour la DTD reflètent à la fois la structure et le contenu des inventaires. C'est ainsi qu'à côté d'éléments génériques communs à la plupart des textes, comme des paragraphes, des titres, des listes..., se trouvent des éléments spécifiques, comme des notes biographiques, des descriptions de séries, des informations sur le dépôt d'archives, etc. D'autre part, la DTD spécifie quels éléments doivent être précisés par l'usage d'"attributs". Par exemple, un élément comme <date> peut servir à encoder toutes sortes de dates (à l'exception des dates de création des documents, encodées avec l'élément<unitdate>) : une date de naissance, une date de publication, une date de réalisation de l'inventaire... Un attribut permet de préciser la nature de l'élément : <date TYPE="birth">1922</date>. Enfin, la DTD détermine où et dans quel ordre les éléments peuvent être utilisés. Par exemple, elle autorise l'usage d'un élément titre <title> à l'intérieur d'un élément paragraphe <p>, mais prohibe l'usage d'un <p> à l'intérieur d'un <title>.

Il est possible de lier en amont les notices MARC décrivant le fonds dans son ensemble à l'inventaire en texte intégral, en utilisant en USMARC le champ 856 servant à faire référence à une ressource électronique extérieure. On peut donc y inclure l'URL de l'inventaire encodé en EAD ; les interfaces Web des OPAC restituent l'URL comme un hyperlien qui donne accès directement à l'inventaire. Inversement, les créateurs de l'EAD ont prévu la possibilité de générer l'ossature de notices MARC à partir de certains éléments, au moyen d'attributs ENCODING ANALOG. Une même fonctionnalité existe pour créer des notices conformes à la norme internationale archivistique ISAD(G), avec laquelle EAD est parfaitement compatible.

En aval, on peut intégrer aux inventaires des liens avec des images numérisées des documents décrits. Cette possibilité se révèle particulièrement intéressante dans le cas de fonds essentiellement visuels, comme des fonds photographiques. Il suffit d'insérer aux endroits appropriés des éléments <dao>, Digital Archival Object, contenant les noms des fichiers numériques.

Enfin, EAD permet la rétroconversion d'inventaires existants. En effet, le groupe de travail auteur de l'EAD s'est préoccupé dès l'origine d'inclure dans la DTD un élément <odd>, Other Descriptive Data, pouvant alléger les tâches de rétroconversion des inventaires existants en permettant l'encodage "en bloc" d'information qui aurait autrement nécessité un gros travail de réorganisation et de réécriture. De même, la structure d'EAD permet de choisir différents niveaux d'encodage. Seuls un petit nombre d'éléments sont obligatoires ; par ailleurs, certains éléments peuvent se subdiviser en éléments plus précis ou au contraire recevoir d'un bloc l'ensemble de l'information. Ainsi l'élément Administrative Information <admininfo> qui contient des informations relatives à l'acquisition du fonds, les restrictions d'accès ou de reproduction, etc. : si l'archiviste le juge nécessaire, il peut utiliser à l'intérieur de <admininfo> des éléments spécifiques pour chacune de ces informations (<acqinfo>, <accessrestrict>...), ou bien se contenter, pour aller plus vite, de saisir toutes ces précisions ensemble sous <admininfo>.

EAD permet de rendre les inventaires accessibles à distance en utilisant l'Internet, soit en les hébergeant sur les sites de chaque institution, soit au sein de bases de données collectives, telles Archival Resources, celle que RLG a mise en place et qui depuis 1998 offre des liens entre les notices MARC et les inventaires en texte intégral. La publication sur Internet des inventaires encodés requiert cependant des manipulations techniques assez complexes. Les navigateurs Web actuels ne permettent en effet pas de lire directement des documents en SGML ; il est nécessaire ou bien d'utiliser un logiciel spécifique de visualisation, qui doit être installé sur l'ordinateur de l'utilisateur final, ce qui pose évidemment bien des problèmes ; ou bien de convertir les documents SGML en HTML. L'intérêt de la version SGML est évidemment d'autoriser des recherches pointues tirant tout l'avantage possible de l'encodage (par exemple, effectuer une recherche uniquement sur les noms d'organisations encodés comme éléments <corpname> en les combinant avec des dates de production de documents). Du moteur de recherche utilisé dépend aussi la possibilité de faire des interrogations transversales sur l'ensemble des inventaires d'un site donné.

Dans la mesure où le développement et la maintenance du standard sont assurés par un groupe d'experts, au sein de la SAA, indépendamment de toute autre institution, sa pérennité est assurée, de même que son évolution et sa souplesse, puisque les auteurs du standard recueillent les commentaires, réactions et suggestions des utilisateurs, afin de poursuivre le développement. Aux Etats-Unis, de nombreuses bibliothèques, à commencer par la Bibliothèque du Congrès, ainsi que de nombreux dépôts d'archives, utilisent à présent EAD. Mais on trouve également des utilisateurs en Australie, en Suède, au Royaume-Uni (en particulier le Public Record Office et plusieurs bibliothèques universitaires, dont la bibliothèque Bodléienne), en Italie, en Espagne, en Allemagne...

Il m'est immédiatement apparu, lorque j'ai découvert l'existence de ces techniques, qu'elles étaient susceptibles d'apporter une réponse à mes interrogations. C'est pourquoi j'ai posé ma candidature à une bourse de recherche Fulbright afin de me rendre sur place pour les étudier, et si possible déterminer leur applicabilité à mon propre travail.

Il m'a semblé que le meilleur moyen de me faire une idée concrète serait de recevoir d'abord une formation pratique pendant quelque temps, puis de visiter plusieurs autres établissements pour de courtes périodes, une semaine chacun, afin de pouvoir comparer leurs pratiques et leurs choix techniques. J'ai donc passé trois semaines au Département des Manuscrits du Harry Ransom Center, Université du Texas à Austin, travaillant sous la direction de Kris Kiesling, chef du Département. Puis j'ai passé une semaine dans chacun des établissements suivants : Bancroft Library, University of California, Berkeley ; Rare Book, Manuscript, and Special Collections Library, Duke University ; Manuscripts Department, Wilson Library, University of North Carolina, Chapel Hill ; Manuscripts and Archives, Sterling Memorial Library, Yale University.

Le choix de ces établissements s'est fait d'une part à partir des informations que j'avais recueillies au cours de mes recherches préliminaires, d'autre part en fonction des premiers contacts établis. En effet, les meilleurs spécialistes se connaissent tous, et travaillent ensemble, faisant circuler de manière très efficace l'information sur leurs activités et projets respectifs. Mon voyage d'études s'est trouvé de fait placé sous le "patronage" de Kris Kiesling, l'un des auteurs du standard EAD, vers qui j'avais été orientée en premier lieu par la présidente du groupe de travail sur l'informatisation des catalogues de manuscrits de l'association RBMS. Kris Kiesling à son tour m'a fait bénéficier de son réseau personnel de collègues et amis, ce qui a guidé mon choix vers des spécialistes et des établissements pionniers, ayant acquis une grande expérience dans l'utilisation de MARC et EAD, et engagés à présent dans différentes expérimentations de leurs usages.

A chacune de mes étapes, j'ai tenu à comparer avec mes collègues américains nos pratiques respectives, et surtout à tester leurs outils, pour me faire une idée concrète de leur convivialité, et surtout pour essayer de voir s'ils seraient utilisables pour traiter les informations contenues dans les catalogues de la Bibliothèque de l'Institut de France.

Créé en 1957 au sein de l'Université du Texas à Austin, il abrite les collections précieuses assemblées depuis les années trente. Le centre a son propre directeur et son propre budget ; il ne relève pas de la bibliothèque universitaire centrale, tout en collaborant étroitement avec elle. Il reçoit des chercheurs du monde entier, venant travailler sur ses collections d'ouvrages rares et précieux, et surtout sur ses admirables collections de manuscrits, d'archives et de photographies. Particulièrement riche pour la littérature anglaise et américaine des XIXe et XXe siècle, il conserve également des fonds littéraires français contemporains exceptionnels. Le traitement et l'inventaire des documents sont assurés par des services techniques, séparés en livres et manuscrits. Le département des manuscrits s'occupe également depuis peu du traitement des fonds photographiques et des fonds relatifs aux arts du spectacle. Il se compose de 17 personnes, dont 12 à temps plein, sous la direction de Kris Kiesling. On fait parfois appel à des vacataires étudiants pour réaliser des tâches simples de tri et de reconditionnement.

A l'heure actuelle, le département rédige tous ses inventaires sous traitement de texte, en utilisant un modèle de document sous Word. Il participe à la base de données RLIN à laquelle il envoie des notices MARC ; ces notices sont aussi versées dans UTCAT, le catalogue de l'Université du Texas. Les inventaires sont convertis semi-automatiquement en HTML pour être mis à disposition sur le Web, sur le site du Ransom Center ; ils sont aussi accessibles, grâce à des liens intégrés aux notices MARC, depuis UTCAT. Le département s'est engagé dans une politique de rétroconversion systématique des fichiers existants : un membre du personnel (recruté à titre temporaire pour cette opération) y travaille à temps plein, et rédige donc des instruments de recherche à partir des fiches, le cas échéant en reclassant les fonds. Les fonds les plus consultés, ou les plus intéressants, sont prioritaires. La rétroconversion donne aussi l'occasion de procéder à un récolement et de revoir systématiquement le conditionnement des documents.

L'ensemble du département s'apprête à travailler en EAD. Une étude comparative des différents logiciels SGML est en cours, ainsi qu'une réflexion sur le choix du moteur de recherche. Les archivistes les plus récemment recrutés sont déjà formés. Le département et la bibliothèque universitaire centrale se sont associés avec d'autres institutions universitaires texanes et avec la bibliothèque de l'état pour former une Texas Digital Library Alliance, afin de présenter une demande de financement au comité directeur du Texas Telecommunications Infrastructure Fund. Il s'agit de créer rapidement une base de données d'inventaires encodés en EAD, qui servira de support à la constitution d'archives numériques, mises à la disposition de tous les Texans.

Durant la première semaine que j'ai passée à Austin, j'ai pu me familiariser avec les procédures de mes collègues américains, acquérant ainsi des connaissances générales indispensables à la suite de mon voyage. J'ai ainsi suivi pas à pas le "circuit du manuscrit", et j'ai eu beaucoup d'échanges avec chacun des archivistes du département. Puis, sous la direction de Kris Kiesling, je me suis consacrée à un apprentissage théorique et pratique d'abord de la rédaction des inventaires en utilisant EAD, puis du catalogage des fonds de manuscrits en format USMARC. Kris Kiesling préside le groupe de travail créateur de l'EAD au sein de la SAA ; elle anime aussi régulièrement les stages de formation à l'EAD organisés par la SAA. J'ai donc eu le privilège de recueillir pour ainsi dire à la source des informations de première main, tout en bénéficiant de son expérience pédagogique. Ma formation s'est répartie entre des lectures, des exposés, et surtout des travaux pratiques suivis de discussions. A l'issue de mon séjour au Harry Ransom Center, j'étais prête à tirer le meilleur parti des visites qui allaient suivre.

Berkeley est le site le plus ancien de l'Université de Californie, université publique comprenant neuf campus. La Bancroft Library faisant partie du réseau des bibliothèques universitaires, elle conserve les collections anciennes et spécialisées extrêmement riches de l'Université. Elle s'est résolument engagée dans une politique de numérisation de collections, en liaison avec une activité de recensement et d'inventaire utilisant systématiquement MARC et EAD, que les collections traitées soient des manuscrits littéraires, des archives ou des images. Elle peut s'appuyer sur les compétences techniques exceptionnelles regroupées dans l'Electronic Text Unit, une structure partagée avec les services informatiques de la bibliothèque universitaire centrale.

Elle est surtout au cœur du projet Online Archive of California, qui consiste à rassembler en ligne non seulement les inventaires mais également les images (par une numérisation systématique et directe des originaux) des collections conservées dans les institutions locales : d'abord les bibliothèques et archives dépendant de l'Université de Californie, mais aussi les bibliothèques des autres universités californiennes, publiques ou privées, les sociétés historiques locales, etc. Il s'agit du premier projet coopératif de ce genre et de cette ampleur, devant servir de prototype. Les inventaires sont regroupés à la Bancroft Library, où l'Electronic Text Unit se charge de réaliser leur encodage en EAD en utilisant une grande variété de moyens : commandes macros écrites en WordPerfect, programmes écrits en Perl (un langage informatique qui permet la manipulation de texte), programmes extrayant les données à partir de bases de données structurées hiérarchiquement... Les dépôts participant au projet se trouvent donc bénéficier d'une aide technique incomparable, alors que leurs ressources propres leur interdiraient de mener à eux seuls de telles opérations.

Un grand nombre d'autres projets coopératifs se déroulent simultanément. Par exemple, JARDA (Japanese American Relocation Digital Archive) regroupe 9 participants de tailles très différentes ; il consiste à mettre 20 000 images et 10 000 pages de texte (transcrit) sur le Web, documentation concernant la déportation des Américains d'origine japonaise dans des camps de concentration en Californie pendant la Seconde guerre mondiale. Le projet, à visée universitaire et non grand public, doit être terminé dans l'espace d'un an. Il est financé par l'état de Californie, juridiquement contraint de consacrer des fonds à faire connaître cette partie de l'histoire californienne. La numérisation de tous les documents sera assurée par Berkeley ; la saisie des transcriptions sera sous-traitée à une société de services (qui travaillera à partir de photocopies). Certains participants ont de tout petits fonds (parfois juste une centaine d'images) ; d'autres en revanche apportent au projet des fonds très abondants. Ainsi le Japanese American National Museum dispose d'un fonds très riche d'histoire orale, tandis que la Bancroft Library a un fonds énorme et très consulté de documents juridiques et administratifs. Chaque participant est responsable de la rédaction de son inventaire en EAD.

Les projets sont thématiques, et sont financés par des ressources extérieures : ainsi la fondation Ameritech, distribuée par la Bibliothèque du Congrès pour les projets intégrés au programme national American Memory.

Après une visite d'introduction, mes activités à la Bancroft Library ont consisté surtout à rencontrer les responsables des différents services et projets et à recueillir d'eux des informations sur les projets en cours. D'autre part, j'ai pu bénéficier des avis techniques d'Alvin Pollock, de l'Electronic Text Unit, sur les différentes méthodes d'encodage des inventaires en EAD. Enfin, j'ai profité de ma présence en Californie pour nouer des contacts avec Anne Van Camp, responsable pour RLG de la base Archival Resources.

L'université privée Duke, située à Durham en Caroline du Nord, est l'une des plus sélectives du pays. Jusqu'à la fin des années soixante-dix, elle conservait une identité régionale sudiste très forte, ce qui explique la politique d'acquisition de collections relatives au Sud : archives de familles locales, de plantations... Mais des collections relatives à l'Europe ont également été rassemblées dès l'origine, grâce à des dotations généreuses et à la participation active des membres du corps enseignant, qui procédaient à des achats durant leurs voyages. Depuis une trentaine d'années, cependant, l'université se veut plus nationale et internationale que régionale, tout en tenant à s'insérer dans la communauté locale. Au niveau de la bibliothèque et des archives, cela se traduit en premier lieu par une politique d'acquisition élargie et la constitution de collections spécialisées servant de support à la création de centres de recherche interdisciplinaires. Ainsi sont apparus un centre sur l'histoire de la publicité, un centre d'études afro-américaines, et un centre d'études sur les femmes (intraduisible "Women's studies"). En second lieu, la bibliothèque a créé un nouveau service composé de trois personnes, le "Digital Scriptorium", avec le triple objectif de contribuer à la préservation physique des collections grâce à une numérisation sélective, de leur ajouter de la valeur par la mise à disposition d'outils de recherche et de manipulation sophistiqués ainsi que d'information contextuelle riche, et enfin de faciliter non seulement la recherche, mais aussi l'enseignement et l'éducation, y compris au niveau de l'enseignement secondaire. Le Digital Scriptorium offre donc l'accès à des ressources relatives à l'histoire locale, et à des documents primaires, toujours accompagnés de transcriptions dans le cas de documents manuscrits et d'un appareil critique voire pédagogique.

Certaines réalisations spécifiques sont financées par des ressources extérieures : ainsi le projet Gedney, consistant à réaliser l'inventaire détaillé des archives du photographe William Gedney, avec la numérisation de ses photographies, les images numériques étant associées à leur description ; ou bien encore le projet American Sheet Music, réalisé en partenariat avec la Library of Congress dans le cadre du programme national American Memory. Ces financements extérieurs ont servi à l'achat de matériel, mais sont à présent principalement affectés au recrutement de personnel.

La bibliothèque travaille beaucoup en partenariat avec d'autres institutions. Par exemple, elle participe à un catalogue collectif régional, et les catalogueurs de Duke et ceux de l'université voisine de Caroline du Nord à Chapel Hill sont en relations constantes.

Les services techniques comprennent trois professionels qui encadrent chacun des étudiants travaillant pour eux 20 à 30 heures par semaine. Chaque fonds traité fait l'objet d'une notice MARC, versée dans le catalogue général de la bibliothèque et dans OCLC, et d'un instrument de recherche en EAD. Le Digital Scriptorium, qui a écrit les programmes utilisés pour l'encodage en EAD, prend ensuite en charge la mise à disposition sur Internet des inventaires réalisés. Un guide des fonds manuscrits de la bibliothèque, publié dans les années soixante, a fait l'objet d'une rétroconversion, d'abord en le transformant en texte électronique par reconnaissance optique de caractères, puis en le balisant semi-automatiquement pour l'encoder en EAD.

Lors de mon séjour à la bibliothèque, j'ai pu étudier les modes de catalogage et passer du temps avec les membres de l'équipe du Digital Scriptorium. J'ai eu l'occasion de procéder à des travaux pratiques en utilisant les programmes mis au point par cette équipe. J'ai aussi eu de nombreux échanges avec Steven Hensen, Directeur de la prospective, et surtout auteur des règles de catalogage APPM, utilisées dans l'ensemble du pays, et l'un des membres du groupe de travail auteur de l'EAD.

L'université de Caroline du Nord, fondée en 1796, est la plus ancienne université publique aux Etats-Unis. Elle a ainsi un fort ancrage historique et régional, cultivé dans le développement de collections "sudistes", dont le noyau initial fut hérité de la Société Historique de Caroline du Nord : archives de plantations, journaux intimes et correspondances privées du XIXe siècle... Les collections se sont cependant diversifiées, et à présent le département comprend quatre unités : Southern Historical Collection, General and Literary Manuscripts, University Archives, et Southern Folklife Collection. Il abrite non seulement des manuscrits, mais aussi de très importantes archives sonores et vidéo, ainsi que des photographies. Il est sans conteste, par la richesse de ses collections, une source incontournable pour toutes les études à visée historique portant non seulement sur la Caroline du Nord, mais sur tout le Sud des Etats-Unis, et notamment la Guerre de Sécession.

Les services techniques traitant les collections de manuscrits comportent cinq personnes à plein temps, dont deux sous contrats temporaires ; mais l'essentiel du travail de tri, de classement et même de rédaction des inventaires est accompli par des étudiants, dûment encadrés.

Tous les fonds ont fait l'objet de notices en format MARC, versées dans le catalogue de la bibliothèque de l'Université et dans OCLC. Quant aux inventaires existants, environ les trois-quarts sont accessibles sur le WEB, soit directement sur le site du département, soit par l'intermédiaire d'un lien inclus dans la notice MARC. Les plus récents sont encodés en EAD, grâce aux programmes développés par le Digital Scriptorium de Duke ; les autres sont des fichiers HTML. Le département envisage une opération de rétroconversion importante, mais les inventaires les plus anciens nécessitent auparavant un gros travail de réécriture afin de les rendre conformes aux principes archivistiques actuels.

J'ai passé le plus clair de mon temps à travailler avec Lynn Holdzkom, Manuscripts Cataloging Librarian. Lynn Holdzkom est une experte du format MARC appliqué aux manuscrits ; elle est d'ailleurs l'un des deux formateurs intervenant lors des stages organisés par la SAA. Nos discussions ont porté principalement sur les questions d'indexation matière. Sous sa direction, j'ai procédé à des créations de notices MARC et des corrections sur les inventaires.

Par ailleurs, j'ai eu l'occasion de passer une journée auprès des acteurs du projet "Documenting the American South". Il s'agit d'un projet de numérisation intégrale de documents relatifs à l'histoire du Sud, qui a commencé par des récits autobiographiques d'esclaves. Les documents sont numérisés en mode image ; leur texte fait l'objet d'une transcription et d'un encodage en SGML selon la DTD TEI (Text Encoding Initiative). Le projet est piloté par des universitaires de Chapel Hill.

L'origine du département est triple : d'une part, les collections de manuscrits historiques rassemblées par les enseignants de Yale afin de servir à leurs propres recherches ; d'autre part, les archives de l'université ; enfin, les "Yale memorabilia", publications de l'université, objets, archives, etc. relatifs à la vie universitaire. Ces trois secteurs furent joints en 1963, et s'installèrent dans l'ancienne salle de lecture des livres rares et précieux de la Sterling Memorial Library (bibliothèque centrale de l'université, construite vers 1930... sur le modèle d'une cathédrale anglaise du XIVe siècle), sous l'autorité d'un Associate Librarian for Manuscripts and Archives (poste créé en 1969 ; aujourd'hui, le titre officiel de Richard Szary, chef du département, est "Carrie S. Beinecke Head of Manuscripts and Archives and University Archivist"). Les collections ont donc un lien très fort avec l'université. La plupart des fonds proviennent d'anciens étudiants ou professeurs de Yale, ou bien reflètent les domaines dans lesquels l'université a déployé une vigoureuse activité de recherche. Sont venus s'ajouter depuis 1982 un fonds spécial d'archives vidéo de témoins de l'Holocauste (Fortunoff Video Archive for Holocaust, 4 personnes à temps plein), et depuis 1996 la collection numismatique de l'Université.

Le tricentenaire de l'Université approchant, des fonds importants ont été débloqués afin de procéder à une réorganisation et à une mise en valeur des archives. Cela a permis le recrutement d'une équipe de 4 archivistes affectés à plein temps. Il s'agit d'une part de recenser les archives présentes dans les différents services de l'université et d'établir des procédures rigoureuses pour leur conservation et leur versement final aux archives ; d'autre part, pour les fonds déjà présents, il s'agit dans un premier temps de rédiger une notice MARC pour chaque "record unit", notice incluse dans le catalogue général de l'université, ORBIS, puis de constituer des inventaires en EAD. Les archives comprennent de nombreux documents visuels (plans, photographies...) et multimédia, notamment des films anciens, très précieux pour la connaissance de la vie universitaire à Yale depuis le début du siècle.

Pour les fonds de manuscrits, l'équipe travaille selon les mêmes principes. Il faut résorber un important retard de traitement. Pour ce faire, une liste des fonds à traiter a été établie, et un ordre de priorité affecté ; pour un type déterminé de fonds, les papiers des professeurs, une procédure systématisée se met en place. Grâce à une collaboration avec le département de droit, un archiviste à mi-temps a pu être recruté pour travailler sur les fonds juridiques (l'autre moitié de son mi-temps consiste en enseignement).

Tous les fonds traités ont une notice MARC, versée dans ORBIS et dans RLIN. Pour l'encodage des inventaires en EAD, le département travaille en relation étroite avec la Beinecke Library et la Divinity School. Un groupe de travail, mis en place dès 1995, a abouti à la mise en ligne d'une masse critique d'inventaires. Après s'être mis d'accord sur un programme commun, c'est-à-dire principalement le choix du moteur de recherche et le niveau d'encodage des inventaires, chacun des trois participants a exploré ses propres possibilités pour intégrer EAD à la rédaction de nouveaux inventaires et pour rétroconvertir les inventaires existants. Grâce à certains facteurs (usage précoce d'un traitement de texte, standardisation rigoureuse -- préexistante -- de la mise en forme des inventaires, et compétences informatiques d'un des archivistes), la Beinecke Library a pu progresser rapidement, en automatisant très largement sa rétroconversion. La Divinity School et le département Manuscripts and Archives ont eu plus de difficultés. A l'heure actuelle, le département Manuscripts and Archives a 29 inventaires en ligne. Il a établi un modèle pour la description des nouveaux inventaires, qui permet de les encoder automatiquement. Et il travaille à la rétroconversion des inventaires plus anciens.

Durant mon séjour à Yale, j'ai observé les procédures appliquées dans le Département, en ayant beaucoup d'échanges avec l'ensemble des archivistes, et surtout avec le directeur du département, Richard Szary, l'un des membres du groupe de travail EAD à la SAA. Les problèmes de rétroconversion et les solutions étudiées pour les résoudre m'ont beaucoup intéressée, en raison des similitudes avec la situation à la Bibliothèque de l'Institut de France. J'ai également passé une journée entière à la Beinecke Library, l'une des plus belles et des plus riches bibliothèques aux Etats-Unis pour les livres anciens et les manuscrits. J'y ai surtout travaillé avec Nicole Bouché, responsable de l'Unité de traitement des fonds manuscrits, qui m'a exposé en détail les procédures suivies.

Tous les établissements utilisent des bases de données de gestion de documents, en général développées localement à partir de logiciels standards tels qu'Access de Microsoft. Ces bases permettent d'enregistrer à l'arrivée les documents, d'enregistrer leur localisation physique et donc de rationaliser la gestion de l'espace en magasin, et de procéder à des récolements. Dans certains cas (Yale, Berkeley), elles peuvent aussi servir de bases documentaires.

Tous les sites visités ont pris la décision d'appliquer un traitement archivistique à leurs collections, en particulier aux fonds volumineux. Ont été ainsi abandonnés les catalogues sur fiches, et le traitement pièce à pièce (sauf à la Beinecke, qui continue à faire du pièce à pièce, y compris pour des notices MARC, quand les conservateurs le jugent nécessaire). Ce choix a souvent été dicté par la présence d'un fort retard de traitement.

De même, ils ont effectué une rationalisation de leurs procédures, en rédigeant des manuels "Procedures and policies" et des modèles contraignants pour la rédaction des inventaires. Surtout, ils ont établi des critères stricts pour le choix des fonds à traiter en priorité et pour le niveau de détail du traitement. L'établissement le plus radical et le plus systématique dans ces choix est sans doute Duke, qui a défini 5 niveaux de traitement. Il s'agit de faire face à l'afflux de nouveaux fonds, en résorbant le retard accumulé. La philosophie sous-jacente est (par-delà une recherche d'efficacité assez anglo-saxonne) qu'il vaut mieux avoir des notices et inventaires sommaires pour au moins signaler l'ensemble des fonds, plutôt que des descriptions parfaites pour seulement 10% des collections.

Compétences informatiques locales :

Tous les établissements visités disposent sur place de compétences informatiques, qu'il s'agisse de personnel spécialisé (Yale a deux informaticiens en permanence) ou bien de personnel de bibliothèque ou d'archivistes "reconvertis" ou "convertis" : Alvin Pollock à Berkeley, Stephen Miller à Duke, Timothy Young à la Beinecke se sont investis vigoureusement et se sont formés pour devenir de véritables experts.

Financements extérieurs :

Tous les sites ont dû faire financer des projets spécifiques par des sources extérieures attribuées exceptionnellement, publiques ou semi-publiques, comme les bourses distribuées par le National Endowment for Humanities ou la fondation Ameritech. Une partie des activités est donc soutenue par des ressources temporaires ("soft money"), qui permettent d'acquérir du matériel ou des logiciels, de faire appel à des sous-traitants, mais surtout de recruter du personnel temporaire affecté à la réalisation du projet. L'établissement qui va le plus loin dans cette voie est la Bancroft Library à Berkeley, dont une partie du personnel, très qualifiée et travaillant là depuis plusieurs années, est dans une situation précaire.

Les conséquences de cette démarche sont importantes à plusieurs points de vue. D'une part, on constate l'existence d'une forte contrainte temporelle. En effet, les projets spécifiques fondés par des bourses doivent impérativement être terminés en un temps donné... ce qui peut parfois entraîner à certains sacrifices. D'autre part, se fait jour une nette tendance à privilégier une approche thématique, plus facile à "vendre", pour le choix des fonds à traiter : le risque existe que ce ne soit au détriment peut-être d'une approche plus globale et d'une politique à plus long terme.

Contexte universitaire :

Les bibliothèques et centres de recherche que j'ai visités appartiennent tous à un contexte universitaire, ce qui leur permet de bénéficier d'infrastructures informatiques puissantes (réseaux locaux, machines UNIX...). De plus, cela facilite le travail en collaboration avec des bibliothèques universitaires locales très importantes -- et avec leurs services informatiques --, et notamment l'utilisation d'un OPAC commun pour les notices MARC. Les notices de fonds manuscrits sont rédigées en format USMARC intégré (depuis l'abandon du format MARC AMC) ; le type de document choisi est par convention "mixed material".

Tous ces sites participent à des catalogues collectifs internationaux : OCLC (Duke, Chapel Hill), ou RLIN (Berkeley, Austin), ou les deux (Yale).

En plus de l'accès aux inventaires par le biais des notices MARC présentes dans les catalogues locaux et collectifs, tous les établissements ont leur propre site Web pour offrir directement l'accès aux instruments de recherche eux-mêmes. Ces sites ont été développés par les établissements eux-mêmes, grâce aux compétences des membres du personnel.

Le classement des fonds n'est pas toujours réalisé par un archiviste professionnel : à Duke et Chapel Hill, l'essentiel du travail est fait par des étudiants, dûment encadrés. Le système est même rationalisé à Chapel Hill : on n'emploie pour des classements que des étudiants avancés ("graduate"), tandis que les plus jeunes effectuent des tâches plus manuelles ou mécaniques (par exemple, le reconditionnement de fonds volumineux). Nombre des étudiants employés suivent un cursus de bibliothécaire et/ou d'archiviste, et constituent donc un vivier naturel d'employés contractuels une fois qu'ils ont obtenu leur diplôme.

Les modes de catalogage diffèrent selon les établissements. Ainsi, à Austin, Berkeley, Duke, et la Beinecke, on ne fait pour les manuscrits isolés ou les tout petits fonds qu'une notice MARC ; à Chapel Hill et à la Sterling Library de Yale, on doublera systématiquement la notice MARC par un document en EAD, même pour les manuscrits isolés.

Ce n'est pas toujours l'archiviste qui a classé le fonds qui rédige la notice MARC ou qui fait l'encodage en EAD : à Yale, Chapel Hill, et Duke, toutes les notices MARC sont rédigées par une seule personne, qui est donc le catalogueur expert. En revanche, à Austin, les notices MARC sont rédigées par l'archiviste.

Enfin, on constate des différences d'approches pour les vedettes-matières des notices MARC : Duke les fait courtes et sommaires, Chapel Hill les fait abondantes et détaillées, en tenant le plus grand compte de la cohérence du catalogue local. Signalons en passant que depuis l'avènement du standard EAD, nombre d'archivistes s'interrogent sur l'intérêt de continuer à rédiger des notices MARC. Les développeurs de EAD, cependant, insistent tous vigoureusement sur cette nécessité, dans la mesure où ces notices servent de métadonnées et de points d'accès aux inventaires, par l'intermédiaire des catalogues collectifs.

EAD permet d'encoder de manière très fine le contenu du texte des inventaires. Mais tous les utilisateurs n'utilisent pas ces possibilités dans toute leur richesse, pour des raisons de coût. Il existe un vif débat sur cette question. La balisage du contenu est jugé par un grand nombre d'institutions très coûteux en temps de travail, non seulement à cause de l'insertion obligatoirement manuelle des balises correctes, mais aussi parce qu'il devrait impliquer la vérification (ou le cas échéant la création) de formes d'autorités pour tous les noms propres... Le problème est donc à la fois financier et intellectuel. C'est pourquoi la plupart des établissements se contentent de baliser la structure des inventaires, c'est-à-dire l'en-tête, la description du fonds, la liste des boîtes et dossiers, etc. ; s'il y a balisage de contenu, il est en général restreint à certaines parties, comme les notes de contenu du fonds ou les notes biographiques, et concerne surtout les noms de personnes ou de collectivités, les noms géographiques et les dates. Chapel Hill a choisi de baliser en plus des termes sujets en langage naturel. Un balisage limité à la structure se prête assez facilement à une automatisation, et permet donc d'accélerer la rétroconversion. La position actuelle de la plupart des institutions est plutôt attentiste : on juge que les moteurs de recherche actuels ne sont pas assez performants pour restituer ce type d'information de contenu sans générer un "bruit" trop important ; s'il le faut, dans le futur, on reprendra les inventaires pour affiner le balisage. Pour l'instant, l'important est de parvenir à mettre en ligne l'ensemble des inventaires.

L'une des questions principales à résoudre est de savoir s'il est plus commode d'utiliser un logiciel SGML ou bien de manipuler directement le texte de l'inventaire pour y placer les balises. En règle générale, si l'inventaire n'est pas rédigé directement en EAD, les institutions visitées ont choisi de ne pas utiliser de logiciel SGML. A la place, elles ont mis au point diverses macros au sein de logiciels de traitement de texte, surtout WordPerfect dont le langage macro est plus riche que celui de Microsoft Word. Par ailleurs, il est possible d'écrire des programmes rédigés en langage Perl pour automatiser l'encodage. Cette solution est appliquée surtout à Berkeley (grâce aux talents d'Alvin Pollock, à l'Electronic Text Unit), et à Duke (grâce à ceux de Stephen Miller, du Digital Scriptorium). Chapel Hill utilise les programmes de Duke. La Beinecke a utilisé une approche à base de macros commandes ; à Yale, on a fait appel à un sous-traitant pour écrire des programmes permettant de transformer les mises en forme du modèle de saisie des inventaires.

Il est très frappant de constater que la communauté des utilisateurs d'EAD cherche toujours à faire partager ses découvertes, par l'utilisation de la liste de diffusion EAD, mais aussi en mettant à disposition sur l'Internet, gratuitement, des programmes développés spécifiquement. Ainsi, Stylus, un programme de rédaction d'inventaire avec encodage automatique en EAD, fondé sur Word 97, élaboré à Berkeley par Michael Conkin à l'usage des participants à la base OAC, est déchargeable par qui le souhaite sur le site de l'Electronic Text Unit.

Sous-traitance ou externalisation : il existe plusieurs sociétés qui proposent des services de saisie et d'encodage. La plus connue, et de l'aveu général la meilleure, est la société Apex, qui travaille notamment en partenariat avec RLG. Cependant, les coûts impliqués par une telle opération sont naturellement fort élevés ; d'autre part, il n'est techniquement guère possible de faire réaliser un encodage complet par un sous-traitant, en raison des difficultés d'interprétation des inventaires par de non-professionnels. Le recours à des sociétés de service se révèle surtout intéressant pour obtenir un gros travail de saisie préalable, dans le cas par exemple d'institutions dont les inventaires n'existent sous aucune forme électronique. C'est la solution envisagée à Austin pour la conversion rétrospective des anciens inventaires, dans le cadre du projet global de la Texas Digital Library.

Certains établissements offrent le choix entre un accès HTML ou SGML, ce dernier nécessitant l'usage d'un "viewer" (Yale, Chapel Hill) ; d'autres utilisent des logiciels qui convertissent "à la volée" les documents SGML en HTML, comme DynaWeb (Berkeley, Duke), mais ces logiciels sont très chers et très complexes à installer. Il semble en tout cas que les problèmes de visualisation et de moteurs de recherche constituent les plus épineux à résoudre. Mais de nouvelles solutions techniques vont peut-être apparaître dans un avenir proche. Tous mes interlocuteurs m'ont dit attendre avec impatience l'avènement de XML, qui permettra de simplifier la visualisation en se passant de "viewer" et de restituer toute la richesse du document SGML. EAD est d'ores et déjà parfaitement compatible avec XML, de par la volonté délibérée de ses créateurs.

Au terme de mon voyage et de mon étude, je ne peux qu'insister sur l'immense intérêt que présentent les techniques dont j'ai pris connaissance. Cet intérêt est à mon avis général et dépasse de loin le cadre de tel ou tel établissement, ou même le domaine strict des manuscrits et archives contemporains. On peut en effet faire le rapprochement avec des projets similaires concernant les manuscrits médiévaux, en cours actuellement aux Etats-Unis et en Europe, et dans lesquels la France est représentée par l'IRHT. Le projet EAMMS (Electronic Access to Medieval Manuscripts) englobe la mise au point d'une norme de description et d'un format MARC spécifique. Le projet européen TEI/MASTER consiste à rédiger une DTD en SGML, afin de permettre l'encodage des descriptions les plus fines de manuscrits médiévaux. Les deux projets avancent de concert harmonieusement. MASTER a commencé après EAD ; les similitudes dans l'esprit sont visibles. Il existe donc un consensus international sur la viabilité et la puissance du langage SGML pour la mise en ligne de catalogues et d'inventaires de manuscrits.

De plus, ces outils sont publics, indépendants de toute plate-forme logicielle, et fondés sur des standards durables. Ils sont souples et riches de potentialités pour l'avenir (notamment dans une optique hypermedia). Surtout, ils offrent la possibilité de constituer des bases de données collectives, et ainsi de constituer des ensembles de ressources documentaires immenses et multimedia. Il s'agit en effet d'outils normalisés, qui permettent de signaler l'existence des fonds et de mettre à la disposition de tous, grâce à l'Internet, des données difficilement accessibles et exploitables sous forme papier à présent. Les bénéfices pour la communauté des chercheurs, et plus largement pour le public, sont donc considérables.

Ces possibilités résultent d'un assouplissement des frontières aux Etats-Unis entre archives et bibliothèques. La Bibliothèque du Congrès a assumé un rôle moteur avec la rédaction de la norme APPM. En retour, les archivistes ont commencé à utiliser le format MARC AMC. Dans la mesure où la distinction traditionnelle entre les fonds conservés par les archives et les bibliothèques en France tend à s'estomper ou même à se brouiller, ne devient-il pas intéressant d'établir des passerelles et de travailler ensemble, de sorte que chacun puisse profiter de l'expérience et du savoir de l'autre ?

L'utilisation de ces standards en France pourrait permettre la constitution de bases de données nationales, collaboratives entre les archives et les bibliothèques, et la constitution d'un grand pôle documentaire par la formation de réseaux français et européens. A l'heure actuelle, en effet, les chercheurs sont totalement démunis, surtout lorsqu'ils cherchent à retrouver des fonds d'origine privée. Seul l'index au Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France permet de combler partiellement cette lacune -- uniquement pour les fonds conservés dans les bibliothèques de province. Mais sera-t-il mis à jour ? Surtout, comment repérer les fonds, nombreux en province comme à Paris, dont les inventaires ne sont pas publiés ? Aucun répertoire général n'est disponible sur le plan national, même pas pour le simple signalement des fonds.

Des bases de données communes aux différents types d'établissements -- archives, bibliothèques, et pourquoi pas musées -- permettraient de repérer et de reconstituer intellectuellement des fonds parfois dispersés par le hasard et les contingences historiques. La participation à des bases de données internationales permettrait de localiser les fonds français conservés à l'étranger, fonds qui peuvent bien souvent s'avérer complémentaires de ceux qui sont entrés dans les institutions françaises...

Il en résulterait aussi une augmentation de la visibilité internationale des ressources françaises : les institutions françaises pourraient participer plus pleinement aux grands réseaux internationaux tels que OCLC ou RLG. Cette évolution se dessine pour les catalogues de documents imprimés : à l'heure actuelle, bon nombre de bibliothèques universitaires et de grands établissements participent à la base OCLC par l'intermédiaire du réseau AUROC ; depuis quelques mois, quelques-unes participent à la base HPB (Hand Printed Book) du CERL (Consortium of European Research Libraries) dont les données sont accessibles sur RLIN. Enfin, la Bibliothèque nationale de France vient de rejoindre le Research Library Group.

La France est particulièrement bien placée pour utiliser des standards internationaux. Grâce à la centralisation administrative et au fait que la plupart des collections importantes sont conservées dans des archives ou des bibliothèques publiques, les pratiques descriptives et la formation professionnelle des personnels concernés sont suffisamment homogènes, beaucoup plus que dans d'autres pays (les Etats-Unis par exemple). Certes, la rédaction de notices MARC et l'utilisation du format EAD nécessitent le changement de certaines habitudes françaises pour la rédaction des catalogues de manuscrits (beaucoup moins d'adaptations sont nécessaires pour les inventaires rédigés par les services d'archives). Par exemple, la rédaction de notes de contextualisation (équivalentes aux rubriques "scope and content", "biographical notes", etc.) devient absolument nécessaire dans la perspective de la consultation sur le Web et l'Internet, puisque les utilisateurs ont accès à l'information par des voies que le producteur du catalogue ne peut ni anticiper ni contrôler, et que l'information se trouve nécessairement fragmentée, sans plus bénéficier de la linéarité du catalogue imprimé traditionnel. Il est donc vital que l'utilisateur puisse savoir à quoi il a affaire... Il faudrait sans doute également étudier des traductions des champs spécifiques du format USMARC vers UNIMARC.

Néanmoins, ces changements me semblent plus "cosmétiques" que fondamentaux. Mon expérience me l'a montré : j'ai en effet "testé" sur mes collègues américains les catalogues de la Bibliothèque de l'Institut, sans trop les dérouter ; réciproquement, j'ai essayé lors de mon voyage d'appliquer les formats MARC et EAD à ces catalogues sur de petits échantillons, et j'ai pu me rendre compte qu'il ne s'agirait en fait que d'une remise en forme ; le fond, lui, peut subsister sans sacrifice.

Les créateurs de l'EAD sont convaincus de l'intérêt d'une internationalisation. Pour l'instant, les utilisateurs viennent surtout de pays de langue anglaise : USA, Grande-Bretagne, Canada, Australie ; mais on en trouve aussi en Suède, Italie, Espagne. A la fin du mois d'octobre dernier, une réunion des utilisateurs européens s'est tenue à Londres, en présence de quatre membres du groupe de travail EAD. Une représentante de la Direction des Archives de France y a assisté : les archives en effet commencent à s'intéresser de près à ce standard, et envisagent sérieusement la constitution d'un groupe de travail francophone.

Le moment est très favorable. Le standard n'en est qu'à sa version 1.0. Ses auteurs ont depuis son origine cherché à préserver la plus grande flexibilité, en invitant les réactions, commentaires et suggestions des utilisateurs, données utilisées pour le passage de la version Beta à la version 1.0. D'autres versions suivront. Il est donc parfaitement possible, dès à présent, de faire valoir le point de vue français et de participer à l'élaboration des versions suivantes. Car il est à prévoir que le succès de l'EAD ne se démentira pas, et qu'il va s'imposer comme une norme internationale à court ou moyen terme. Il faut participer au mouvement maintenant (et, encore une fois, les auteurs du standard sont très ouverts aux suggestions européennes) : ou bien il faudra, dans quelques années, soit le subir, soit demeurer dans un isolement qui perdra très vite de sa splendeur...

Si des outils existent déjà, pourquoi ne pas les utiliser ? Pourquoi chercher à en créer de nouveaux, pourquoi chercher à réinventer la roue ? Une réflexion commune des institutions concernées en France devrait avoir lieu afin de déboucher sur une synergie bénéfique à la conservation et à la mise en valeur d'un patrimoine exceptionnel encore trop mal connu, non seulement à l'étranger, mais dans notre pays même.

Bibliographie :

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Encoded Archival Description tag library version 1.0. Chicago, The Society of American Archivists, 1998. Désormais en ligne : <http://lcweb.loc.gov/ead/tglib/>

Encoded Archival Description application guidelines version 1.0. Chicago, The Society of American Archivists, 1999.

Encoded Archival Description : context, theory and case studies, éd. par Jackie M. Dooley, Chicago, The Society of American Archivists, 1998 (reprint en un volume de : "Special issue on encoded archival description. Part I, Encoded Archival Description : content and theory" ; "Special issue on encoded archival description. Part II, Encoded Archival Description : case studies", The American archivist, vol. 60 (1997), n°3 et n°4)

HENSEN, Steven. Archives, personal papers and manuscripts : a cataloging manual for archival repositories, historical societies, and manuscript libraries. Washington, Library of Congress, 1983; 2e édition, Chicago, Society of American Archivists, 1989.

MATTERS, Marion. Introduction to the USMARC format for archival and manuscript control. Chicago, Society of American Archivists, 1990.

MINISTERE DE LA CULTURE ET DE LA COMMUNICATION, Direction du Livre, Service des bibliothèques publiques. Règles pour la rédaction des notices de manuscrits modernes, 1980.

NOUGARET, Christine et GALLAND, Bruno. Les instruments de recherche dans les archives. Paris, La Documentation Française, 1999.

PITTI, Daniel V. "Encoded Archival Description : an introduction and overview", D-Lib Magazine, vol. 5, n°11 (nov. 1999), <http://www.dlib.org/dlib/november99/11pitti.html>

La pratique archivistique française, dir. par Jean Favier, Paris, Archives nationales, 1993

Encoded Archival Description : Official Web site, Network Development & MARC standards Office, Library of Congress : <http://www.loc.gov/ead/>

EAD Help pages, Society of American Archivists EAD Roundtable : <http://jefferson.village.virginia.edu/ead>

Encoded Archival Description Retrospective conversion guidelines : a supplement to the EAD Tag library and the EAD Guidelines, Electronic Text Unit, University of California, Berkeley, pour American Heritage Virtual Archive Project et Encoded Archival Description Project de l'Université de Californie : <http://sunsite.berkeley.edu/amher/upguide.html>

Online Archive of California (OAC) Project : a prototype union database of encoded archival finding aids : <http://sunsite.berkeley.edu/FindingAids/uc-ead/>

SGML/XML Web page : <http://www.oasis-open.org/cover/>

ANNEXE I
Liste des visites et entretiens

(NB : fonds provenant de la Southern Historical Collection, Manuscripts Department, University of North Carolina, Chapel Hill)

1. Morehead, Eugene Lindsay, 1845-1889. Diary, 1869-1871. 1 vol., 72 p.

2. Lenoir, famille. Papiers, 1754-1935. 9000 pièces.

3. Lenoir, famille. Papiers, 1819-1919. 2300 pièces.

ANNEXE III
Exemple d'inventaire de fonds manuscrit
Archives de Flora Thompson, 1876-1947, auteur littéraire britannique.
Inventaire :

a. Tel qu'il apparaît sur le site Web du Harry Ransom Center for Humanities Research, Austin

b. Tel qu'il apparaît encodé en EAD

L’encodage a été réalisé par Steven Mielke, archiviste au Harry Ransom Center et auteur de l'inventaire.
Le logiciel SGML utilisé est Author/Editor de SoftQuad.

<!SGML "ISO 8879:1986"
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--                  ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION                 --
--                    DOCUMENT TYPE DEFINITION                   --
--                       SGML DECLARATION                        --
--                          VERSION 1.0                          --
--                                                               --
--                                                               --
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--                                                               --
--                 Prepared and Maintained by the                --
--           Encoded Archival Description Working Group          --
--              of the Society of American Archivists            --
--                            and the                            --
--          Network Development and MARC Standards Office        --
--                   of the Library of Congress                  --
--                                                               --
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--                                                               --
--                                                               --
--                 Society of American Archivists                --
--                        Chicago, Illinois                      --
--                              1998                             --
--                                                               --
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--                                                               --
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--         Encoded Archival Description SGML Declaration         --
--                                                               --
--              EAD Technical Document No. 1, Part 6             --
--                                                               --
--                                                               --
--  This file constitutes a component of version 1.0 of the      --
--  Encoded Archival Description Document Type Definition (DTD), --
--  released in August 1998.  Version 1.0 of the DTD supersedes  --
--  the beta version made available via the EAD Internet site    --
--  beginning in 1996.                                           --
--                                                               --
--                                                               --
--  The SAA Encoded Archival Description Working Group is        --
--  responsible for updating and editing the EAD DTD (EAD        --
--  Technical Document No. 1) and tag library (EAD Technical     --
--  Document No. 2).                                             --
--                                                               --
--                                                               --
--  The LC Network Development and MARC Standards Office serves  --
--  as the maintenance agency for online EAD documentation,      --
--  including storage and delivery of electronic files and       --
--  maintenance of the EAD Internet site, located at             --
--  http://www.loc.gov/ead/.                                     --
--                                                               --
--                                                               --
--  Published by the Society of American Archivists.             --
--                                                               --
--                                                               --
--  Tag Library available from:                                  --
--                  Society of American Archivists               --
--                  527 S. Wells Street, 5th floor               --
--                  Chicago, IL 60607                            --
--                                                               --
--                  Phone:    312/922-0140                       --
--                  Fax:      312/347-1452                       --
--                  Internet: info@archivists.org                --
--                                                               --
--                                                               --
--  (c) Society of American Archivists, 1998.                    --
--   All rights reserved.                                        --
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--            INTRODUCTION                                       --
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--***************************************************************--
--    NAME:      Encoded Archival Description SGML Declaration   --
--                      File name = eadsgml.dcl                  --
--                      Version = 1.0                            --
--                      Version date = 980811                    --
--                                                               --
--    EDITOR:    Daniel V. Pitti                                 --
--               Institute for Advanced Technology in the        --
--               Humanities, University of Virginia              --
--                                                               --
--    PURPOSE:   SGML Declaration for use in SGML applications;  --
--               XML uses implied SGML declaration.              --
--                                                               --
--    CONTACT:   EAD listserv of the Library of Congress Network --
--               Development and MARC Standards Office.          --
--               To subscribe to this listserv, send a one-line  --
--               message to LISTSERV@LOC.GOV containing the      --
--               text:  SUBSCRIBE EAD YourName. Once subscribed, --
--               submit messages to EAD@LOC.GOV.                 --
--                                                               --
--               EAD Internet site, located at                   --
--               http://www.loc.gov/ead/                         --
--                                                               --
--    DEPENDENCIES:                                              --
--               None.                                           --
--                                                               --
--***************************************************************--
--***************************************************************--

--***************************************************************--
--            CHANGE HISTORY (POST VERSION 1.0 CHANGES)          --
--***************************************************************--
-- 
NUM  DESCRIPTION OF CHANGE                                MM/DD/YY

 
                                                                 --
--***************************************************************--
--            END CHANGE HISTORY                                 --
--***************************************************************--

 
CHARSET
       BASESET 
       "ISO 646-1983//CHARSET International Reference Version
(IRV)//ESC 2/5 4/0"

     DESCSET
          0    9   UNUSED
          9    2   9
         11    2   UNUSED
         13    1   13
         14   18   UNUSED
         32   95   32
        127    1   UNUSED

BASESET  "ISO Registration Number 100//CHARSET
          ECMA-94 Right Part of Latin Alphabet Nr. 1//ESC 2/13 4/1"
DESCSET  128    32     UNUSED
         160    95     32
         255    1      UNUSED

-- ============================================ --
CAPACITY
        SGMLREF

     TOTALCAP      600000
     ENTCAP        100000
     ENTCHCAP      120000
     ELEMCAP        70000
     GRPCAP        220000
     ATTCAP        150000
     ATTCHCAP       70000
     AVGRPCAP      150000
     IDCAP          70000
     IDREFCAP       70000

     SCOPE        DOCUMENT

-- ============================================ --
SYNTAX
     SHUNCHAR NONE

     BASESET
         "ISO 646-1983//CHARSET
International Reference Version 
(IRV)//ESC 2/5 4/0"

     DESCSET    0  128   0

     FUNCTION
         RE        13
         RS        10
         SPACE     32
         TAB        SEPCHAR      9

     NAMING
         LCNMSTRT   ""
         UCNMSTRT   ""
         LCNMCHAR   "-._:"
         UCNMCHAR   "-._:"
         NAMECASE
      GENERAL    YES
      ENTITY     NO
DELIM      
         GENERAL    SGMLREF
         SHORTREF   NONE

NAMES    SGMLREF

QUANTITY SGMLREF    
      ATTCNT      200
      ATTSPLEN    960
      ENTLVL       50
      GRPCNT      253
      GRPGTCNT    253
      GRPLVL       50
      LITLEN     2048
      NAMELEN     128
      TAGLEN     2048
      TAGLVL      400

-- ============================================ --

FEATURES
  MINIMIZE
   DATATAG        NO
   OMITTAG        NO
   RANK           NO
   SHORTTAG      YES

  LINK
   SIMPLE         NO
   IMPLICIT       NO
   EXPLICIT       NO

  OTHER
   CONCUR         NO
   SUBDOC         NO
   FORMAL         NO
   APPINFO     NONE >

<!DOCTYPE EAD PUBLIC "-//Society of American Archivists//DTD ead.dtd 
(Encoded Archival Description (EAD) Version 1.0)//EN" "EAD.DTD">