L'UB compte près de 1000 publications électroniques, répartis en plusieurs catégories :
Ces catégories regroupent indifféremment des CD ROM (monopostes ou réseau), des accès Internet ou, quelquefois des disquettes. Grâce au réseau Internet, l'utilisateur peut consulter ces ressources à partir de l'Université ou de son domicile personnel. La couverture thématique des banques de données offre un aspect homogène ; les titres se répartissent de façon équilibrée entre les Sciences humaines, les Sciences économiques et sociales et les Sciences. En revanche, dans la catégorie des journaux électroniques et des didacticiels, les Sciences dominent largement.
Les ressources électroniques de l'UB et des bibliothèques d'institut sont recensées dans deux catalogues.
Catalogue des documents entrés depuis 1975. Les recherches s'opèrent à l'aide de plusieurs critères : auteur, titre, mot clé, collection, éditeur, etc. Il est possible de sélectionner les documents par type : ouvrages, journaux, vidéo, support audiovisuel.
Les recherches de documents électroniques sont souvent difficiles et génèrent parfois du bruit. Les sigles (p. ex VLB, PAIS... ) peuvent avoir plusieurs référentiels selon le type de média et l'usager ne prête pas toujours attention à ces mentions de support. De même, l'usager qui connaît rarement le titre précis d'une publication électronique et procède par approximation, se heurte à une autre difficulté : le silence.
Pour faciliter les recherches de documents électroniques, une base en format ACCESS a été entièrement consacrée aux publications électroniques. Leurs caractéristiques sont décrites très précisément : éditeur, contenu, mise à jour, accès, coordonnées de l'interlocuteur à contacter en cas de problème.(http://www.ub.uni-freiburg.de/ep).
Il faut souligner l'intérêt et la convivialité de ce navigateur qui présente les caractéristiques des publications, rarement mentionnées dans les catalogues classiques, et qui va jusqu'à indiquer les horaires de formation d'un titre faisant l'objet d'une formation spécifique.
L'offre croissante des publications électroniques a conduit à la mise en place d'un circuit documentaire adapté aux spécificités des documents électroniques. Pour suivre le traitement de ces ressources, un agent a été désigné comme interlocuteur entre les bibliothécaires, éditeurs et informaticiens. Cet agent dénommé " EP Referat " (Elektronische Publikation Referat) est également chargé de la coordination des acquisitions avec les responsables des différents domaines (Fachreferent) et les bibliothèques d'institut.
Les étapes de ce circuit peuvent être résumées de la façon suivante :
Phase de test : le produit est soumis à des vérifications d'ordre technique (compatibilité avec la plateforme matérielle, installation en réseau, convivialité du logiciel et fonctionnalités). Puis, interviennent des vérifications d'ordre intellectuel (qualité du contenu, régularité de l'actualisation, cohérence par rapport aux fonds de la Bibliothèque).
Acquisition : suivi de la commande (voir bordereau ci-après), définition d'un lieu de consultation (Service d'information, Salle de lecture...)
Traitement : catalogage et cotation, signalement dans le Navigateur des publications électroniques selon une grille prédéfinie. Equipement des guides d'utilisation en vue de leur communication, regroupement des licences et logiciels d'installation.
Dans une optique de contrôle qualitatif, les acquisitions sont soumises à un examen strict Les renseignements concernant un nouveau titre doivent être consignés dans un bordereau spécifique comme celui présenté ci-après.
En outre, on a pu constater que la gestion des documents électroniques était guidée par les orientations suivantes :
Budget : Les ressources électroniques sont imputées sur l'enveloppe budgétaire liée à chaque domaine (Fach) ; leur financement s'opère soit sur la ligne monographie pour le texte intégral soit, sur la ligne périodiques pour les banques de donnés. En 98, les achats de CD ROM ont représenté la somme de 2 525 860 DM sans compter les CD ROM achetés dans le cadre du consortium régional. Les responsables de domaine (Fachreferent) sont en première ligne chargés de la prospection des nouveaux titres et des acquisitions.
Journaux électroniques : La consultation est actuellement réservée aux titres dont l'accès est proposé gratuitement en parallèle à l'abonnement. Vu l'intérêt du public, il est envisagé d'élargir l'offre dans ce domaine.
Archivage :Certains périodiques et répertoires bibliographiques sont souscrits en version électronique et en version papier. En effet, le papier demeure le support privilégié d'archivage ; l'édition électronique est jugée aléatoire et la durée de vie des nouveaux supports est considérée comme encore inconnue.